Lịch sự không còn là “năng khiếu” – đã có GPT giúp bạn chọn từ ngữ
Nhiều người khi viết tin nhắn hay email cho khách hàng thường gặp khó khăn trong việc chọn lời lẽ sao cho vừa lịch sự, vừa rõ ràng. Nhất là khi cần xử lý các tình huống nhạy cảm như xin lỗi, báo trễ hẹn, hay từ chối khéo léo. Trước đây, việc này đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt, hiểu tâm lý, hoặc ít nhất phải có mẫu soạn sẵn. Tuy nhiên, hiện nay, với công cụ AI tạo sinh như ChatGPT, mọi thứ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Bạn chỉ cần mô tả sơ tình huống, AI sẽ giúp bạn gợi ý cách viết hoặc thậm chí soạn luôn một đoạn hoàn chỉnh. Không cần cài phần mềm, không cần biết lập trình – tất cả đều thực hiện được trên điện thoại hoặc máy tính có kết nối mạng.
Ví dụ, bạn cần viết: “Xin lỗi vì đơn hàng giao trễ”, nhưng vẫn muốn khách hàng cảm thấy được trân trọng. GPT sẽ giúp bạn soạn thành câu như: “Rất xin lỗi quý khách vì sự chậm trễ trong quá trình giao hàng. Chúng tôi đang nỗ lực khắc phục và rất mong tiếp tục nhận được sự thông cảm từ quý khách.” Một lời xin lỗi đơn giản, nhưng khiến khách hàng cảm thấy được chăm sóc chu đáo.
Không rành văn viết? AI giúp bạn soạn email rõ ràng, đúng mực
Nhiều người không chuyên công nghệ, đặc biệt là người làm dịch vụ, bán hàng online, giáo viên, thậm chí phụ huynh khi cần viết email trao đổi thường rất ngại. Phần vì sợ viết sai chính tả, phần vì lo ngôn ngữ không phù hợp. GPT có thể giúp “dịch” những lời nói mộc mạc thành văn bản chỉnh chu, có mở đầu – thân bài – kết luận đàng hoàng.
Chẳng hạn, một giáo viên muốn gửi mail xin nghỉ phép, chỉ cần viết thô: “Ngày mai em bận việc gia đình, xin phép nghỉ 1 buổi”. GPT có thể giúp chuyển thành: “Kính gửi Ban Giám hiệu, do có việc gia đình đột xuất, em xin phép được nghỉ buổi làm việc ngày mai (11/6). Em cam kết sắp xếp công việc ổn thỏa để không ảnh hưởng đến tập thể. Trân trọng cảm ơn.” Chỉ với một lần gõ, bạn đã có một email thể hiện sự chuyên nghiệp.
Chuyên gia đào tạo ứng dụng AI tạo sinh, ThS. Võ Thị Mỹ Duyên chia sẻ: “Khả năng hỗ trợ soạn văn bản của GPT đặc biệt hữu ích với người không chuyên. Không cần học bài bản, họ vẫn có thể tạo ra những nội dung đạt chuẩn, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.”
Viết tin nhắn chăm sóc khách hàng nhanh – gọn – ấm áp
Khi kinh doanh nhỏ hoặc làm dịch vụ, việc trả lời tin nhắn khách hàng nhanh chóng nhưng vẫn lịch sự là một yếu tố tạo thiện cảm lớn. GPT có thể giúp bạn tạo các mẫu tin nhắn theo từng tình huống như xác nhận đơn, cảm ơn, báo hết hàng, xin lỗi vì giao nhầm…
Thay vì phải tự nghĩ từng câu, bạn chỉ cần nói với AI: “Soạn giúp tin nhắn xác nhận đơn hàng lịch sự”. Chưa đầy 5 giây sau, bạn sẽ nhận được mẫu như: “Cảm ơn quý khách đã đặt hàng tại [Tên shop]. Đơn hàng của quý khách đã được xác nhận và đang trong quá trình xử lý. Chúng tôi sẽ cập nhật trạng thái giao hàng trong thời gian sớm nhất!”
Bạn có thể lưu lại những mẫu hay, điều chỉnh theo phong cách cá nhân và sử dụng hằng ngày. Dần dần, việc giao tiếp với khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn mà không hề tốn sức.
Thay đổi lớn nhất: Tự tin giao tiếp qua chữ viết
Với nhiều người lớn tuổi hoặc người làm việc không liên quan đến máy tính, việc giao tiếp bằng văn bản từng là một rào cản. Nhưng khi có GPT làm “trợ lý”, họ không chỉ vượt qua được rào cản này, mà còn tự tin hơn trong việc thể hiện bản thân qua ngôn từ.
Không còn sợ sai chính tả, không lo viết thiếu chuyên nghiệp – họ có thể tự tay soạn ra những nội dung mà trước đây phải nhờ người khác làm giúp. Việc học cách dùng GPT dần trở thành kỹ năng mềm mới, giúp những người “ngoài ngành” công nghệ bắt kịp xu hướng giao tiếp hiện đại.
Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh công việc ngày càng đòi hỏi trao đổi qua email, chat nhóm, hoặc phản hồi khách hàng thường xuyên. Sự chuyên nghiệp không chỉ đến từ kiến thức chuyên môn, mà còn từ cách bạn trả lời người khác một cách chỉn chu và tử tế.
Ai cũng có thể bắt đầu – chỉ cần vài thao tác đơn giản
Điều tuyệt vời là để sử dụng GPT, bạn không cần học gì phức tạp. Một tài khoản miễn phí, một vài dòng mô tả và sự kiên nhẫn thử nghiệm ban đầu là đủ. Có thể lúc đầu bạn sẽ thấy hơi lúng túng, nhưng sau vài lần, bạn sẽ thấy rõ sự thay đổi trong cách giao tiếp.
GPT không thay thế bạn – nó hỗ trợ bạn. Và điều đó tạo ra khác biệt rất lớn trong thời đại số: bạn vẫn là người viết, người quyết định lời lẽ cuối cùng, còn GPT chỉ là người gợi ý và hỗ trợ bạn chọn từ ngữ tốt hơn.
Bài viết do AI tổng hợp dựa theo một phần giáo trình VTALK
