Năm 2020, sau vài năm đi làm có tích góp được hơn 300 triệu, Hạnh - một nhân viên văn phòng 28 tuổi quyết định nghỉ việc để mở một quán cà phê nhỏ ở quận trung tâm. Mặt bằng thuê đẹp, décor bắt mắt, menu được tham khảo từ nhiều nơi. Ngày khai trương, bạn bè, đồng nghiệp kéo đến đông nghịt. Hạnh thở phào: “Vậy là mình đã chính thức làm chủ, đã thật sự kinh doanh.”
Ba tháng đầu, quán lúc nào cũng có khách. Doanh thu trung bình mỗi ngày khoảng 7-8 triệu. Hạnh tin rằng chỉ cần duy trì như vậy, vài năm nữa sẽ mở thêm chi nhánh. Nhưng rồi những con số bắt đầu lao dốc.
Tiền thuê mặt bằng cố định 45 triệu/tháng, lương nhân viên gần 30 triệu, nguyên liệu tăng giá, chưa kể các khoản nhỏ lẻ như điện nước, marketing, phần mềm quản lý. Tổng chi phí mỗi tháng đều vượt quá 200 triệu. Khi cộng lại, Hạnh nhận ra dù quán luôn đông, cuối tháng vẫn chẳng còn bao nhiêu. Đỉnh điểm là tháng thứ sáu, doanh thu giảm nhẹ do cạnh tranh từ quán mới mở gần đó. Lần đầu tiên, quán lỗ hơn 20 triệu.
Đó cũng là lúc Hạnh hiểu ra sự thật: mở cửa hàng không đồng nghĩa với kinh doanh.
Nếu chỉ nhìn vào lượng khách và doanh thu, nhiều người dễ lạc quan rằng “mình đang thành công”. Nhưng kinh doanh thật sự không đo bằng số bàn đầy ắp, mà đo bằng khả năng quản trị tài chính và dòng tiền.
Người chủ cửa hàng thường chú trọng bán được bao nhiêu, nhưng người làm kinh doanh thực thụ sẽ hỏi:
Biên lợi nhuận gộp bao nhiêu phần trăm?
Chi phí cố định đang chiếm tỷ lệ thế nào so với doanh thu?
Vòng quay vốn lưu động ra sao, bao lâu thì thu hồi được tiền hàng?
Nếu ngày mai doanh thu giảm 20%, cửa hàng còn cầm cự được mấy tháng?
Đó là những câu hỏi mà Hạnh chưa từng nghĩ đến trước khi bắt tay vào.
Thực tế, thị trường có không ít ví dụ “chết trên đỉnh đông khách”. Một tiệm ăn ở quận 7 từng nổi tiếng vì luôn xếp hàng dài chờ bàn, nhưng chỉ sau một năm đã đóng cửa. Lý do không phải đồ ăn dở đi, mà vì chi phí nhân sự, mặt bằng và nguyên liệu đội lên quá nhanh, trong khi chủ quán không kịp điều chỉnh giá bán hay tối ưu quy trình. Họ bán càng nhiều, lỗ càng lớn.
Ngược lại, có những thương hiệu bền vững nhờ biết quản trị tài chính từ sớm. Một chuỗi cửa hàng trà sữa nội địa, khởi đầu cũng chỉ từ một quán nhỏ, nhưng ngay từ ngày đầu chủ đã lập bảng P&L (lãi - lỗ) và theo dõi cashflow (dòng tiền) hàng tuần. Họ biết rõ cần bao nhiêu vốn lưu động để xoay vòng, đâu là ngưỡng doanh thu hòa vốn, và khi nào đủ điều kiện mở chi nhánh mới. Nhờ vậy, sau 5 năm, thương hiệu đó không chỉ tồn tại mà còn nhân rộng lên hàng chục cửa hàng, có hệ thống vận hành chuẩn hóa.
Điểm khác biệt ở đây không phải sản phẩm ngon hơn hay quán đẹp hơn, mà chính là tư duy tài chính.
Kinh doanh, về cốt lõi, không phải là nghệ thuật bán hàng mà là khoa học quản trị dòng tiền. Doanh thu cao chưa chắc đã lời, và lãi ròng chưa chắc đã đảm bảo nếu dòng tiền không dương. Một doanh nghiệp có thể báo cáo lãi trên sổ sách, nhưng nếu tiền mặt không quay kịp, họ vẫn phá sản vì không đủ thanh khoản để trả lương, trả nợ.
Đây là khoảng cách lớn giữa “một người mở cửa hàng” và “một người làm kinh doanh”. Người mở cửa hàng dừng lại ở việc quản lý sản phẩm, dịch vụ và khách hàng. Người làm kinh doanh phải hiểu thêm ngôn ngữ của tài chính: biết đọc báo cáo, dự báo rủi ro, cân đối vốn, thậm chí tính cả chi phí cơ hội.
Trở lại câu chuyện của Hạnh. Sau cú sốc lỗ vốn, cô quyết định tham gia một khóa học quản trị tài chính cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Lần đầu tiên, cô biết đến khái niệm điểm hòa vốn, hiểu vì sao cần tách rõ chi phí cố định - biến đổi, và lập kế hoạch dòng tiền thay vì chỉ nhìn số dư tài khoản. Nhờ điều chỉnh kịp thời, cắt giảm những chi phí không cần thiết, đàm phán lại hợp đồng thuê mặt bằng và cải thiện biên lợi nhuận trên từng sản phẩm, quán của Hạnh dần lấy lại cân bằng. Cô chưa vội mở chi nhánh mới, nhưng ít nhất đã biến quán thành một mô hình kinh doanh thật sự - có thể đo lường, dự báo và kiểm soát.
Bài học lớn nhất mà Hạnh rút ra, cũng là điều nhiều người trẻ cần ghi nhớ: làm kinh doanh không bắt đầu từ việc mở cửa hàng, mà bắt đầu từ việc hiểu tiền đang đi đâu và quay về thế nào.
Mở cửa hàng là khởi đầu dễ thấy. Nhưng để tồn tại và phát triển, điều quyết định nằm ở tư duy quản trị tài chính. Người biết bán hàng có thể sống được vài tháng. Người hiểu tài chính mới có thể xây dựng một sự nghiệp lâu dài.
Trong thế giới kinh doanh, khách hàng có thể mang lại doanh thu. Nhưng chính dòng tiền mới là thứ giữ cho doanh nghiệp thở đều và đi được đường dài.
