Mọi người cũng có thể gửi bài này cho những anh em cốt của mình, những người suốt ngày nghĩ, chờ mà không thấy hành động đâu nhé.
Nếu anh em hay tự hứa "mai sẽ bắt đầu" nhưng rồi mai đó chẳng thấy ngày mai đâu.
Tối nào cũng lướt TikTok, YouTube đến 2 giờ sáng, trong đầu vẫn canh cánh dự án đang dang dở, deadline đang cận kề?
Rồi hôm sau thức dậy với cảm giác tội lỗi, tiếc nuối khi thời gian cứ trôi qua mà mình vẫn dậm chân tại chỗ?
Tui hiểu cảm giác đó quá rõ. Ba năm trước, tui đã trì hoãn viết cuốn sách đầu tiên của mình. Mỗi ngày đều nghĩ "mai sẽ bắt đầu", nhưng rồi ngày nào cũng tìm lý do để hoãn lại. "Chưa đủ tài liệu", "đang không có cảm hứng", "còn nhiều việc khác phải làm"... Cứ thế, ba năm trôi qua trong vô vọng.
Nhưng mà anh em biết không, trong lúc vật lộn với trì hoãn, tui vô tình phát hiện ra câu chuyện của bà Rowling - mẹ đẻ của Harry Potter. Cái tên này chắc anh em quá quen thuộc rồi, nhưng có thể anh em chưa biết: bả đã mất tới 5 năm để bắt đầu viết Harry Potter sau khi có ý tưởng ban đầu trên chuyến tàu năm 1990
Năm năm trời bả chỉ "nghĩ" mà không "làm". Và trong thời gian đó, bả là mẹ đơn thân, sống bằng trợ cấp xã hội, trầm cảm nặng. Nhưng rồi một ngày, bả quyết định dành 2 giờ mỗi ngày để viết tại quán cà phê, không chờ đợi cảm hứng nữa. Và kết quả? Từ một người trì hoãn, bả đã trở thành tác giả thành công nhất lịch sử với tài sản 1 tỷ đô la.
Sau khi nghiên cứu câu chuyện của Rowling và "nhai" gần 3000 trang từ 10 cuốn sách chống trì hoãn hàng đầu, tui đã tổng hợp được công thức 7 ngày mà nếu bà Rowling (và tui ngày xưa, anh em bây giờ) biết sớm, có lẽ đã không mất 5 năm để bắt đầu Harry Potter.
Tại sao anh em cứ trì hoãn mãi? Khoa học đã biết câu trả lời
Anh em hay tự trách bản thân là "lười" khi không làm được việc?
Ở bên Đại học Stanford họ có một nghiên cứu rất thú vị của Tiến sĩ Neil Fiore trong cuốn "The Now Habit" chỉ ra rằng trì hoãn không phải do lười biếng mà là cơ chế tâm lý để đối phó với lo âu.
Cái này còn có tên khoa học đàng hoàng: "Lý thuyết phản kháng tâm lý" (psychological reactance). Não bộ chúng ta tự nhiên chống lại những gì bị ép buộc phải làm. Càng tự nhủ "tui phải làm việc này", não càng kháng cự.
Nói cho dễ hiểu, đây là cuộc chiến trong não bộ giữa hai hệ thống:
- Vỏ não trước trán nói: "Làm việc này sẽ tốt về lâu dài"
- Hệ viền não đáp lại: "Nhưng cảm giác khó chịu ngay bây giờ quá mạnh!"
Anh em biết ai cũng từng đấu tranh với trì hoãn không? Jack Ma đấy! Ông ấy đã trì hoãn việc ra mắt nhiều dự án vì sợ thất bại, cho đến khi nhận ra cần hành động thay vì phân tích quá mức.
Masayoshi Son - CEO SoftBank, suýt mất cơ hội đầu tư vào Alibaba vì trì hoãn quyết định hàng tháng trời. Ngay cả Darwin còn mất 21 năm từ khi có ý tưởng về thuyết tiến hóa đến khi xuất bản "Nguồn gốc các loài".
Tui còn nhớ có lần đọc được một nghiên cứu của Giáo sư Carol Dweck từ Stanford, chỉ ra rằng người có tư duy cố định sẽ sợ thất bại hơn người có tư duy phát triển. Điều này dẫn đến 4 kiểu trì hoãn phổ biến mà anh em có thể đang mắc phải:
1. Trì hoãn né tránh: Do sợ thất bại/sợ thành công
- Dấu hiệu: Tìm cớ hoãn việc, đợi "hoàn hảo" rồi mới làm
- Jack Ma từng trì hoãn bước đầu tiên xây dựng Alibaba vì sợ bị từ chối
2. Trì hoãn mệt mỏi: Cạn kiệt sức mạnh ý chí
- Dấu hiệu: Bắt đầu nhưng bỏ giữa chừng, mất nhiệt huyết nhanh
- Elon Musk từng muốn từ bỏ Tesla và SpaceX trong những năm đầu khó khăn
3. Trì hoãn quyết định: Quá nhiều lựa chọn gây tê liệt
- Dấu hiệu: Nghiên cứu quá nhiều, không thể quyết định bắt đầu
- Masayoshi Son và quyết định đầu tư vào hàng trăm công ty tiềm năng
4. Trì hoãn cảm xúc: Phụ thuộc tâm trạng để hành động
- Dấu hiệu: Chỉ làm việc khi cảm thấy "đúng thời điểm"
- Mark Zuckerberg có câu nói hay lắm: "Mọi người chờ đợi thời điểm phù hợp. Thời điểm không bao giờ phù hợp."
Vậy làm thế nào J.K. Rowling vượt qua? Bả đã áp dụng phương pháp mà tui gọi là 2-MN (2 Minute - No Negotiation): Bắt đầu chỉ với 2 phút không thương lượng, không đặt kỳ vọng cao lúc đầu, và tạo môi trường thuận lợi (quán cà phê).
Vũ khí bí mật đánh bại trì hoãn: Kỹ thuật 5-4-3-2-1
Anh em có thấy quen không? Khi muốn bắt đầu làm việc, cứ ngồi suy nghĩ hoài không thể bắt đầu. Đó là vì não bộ đang kích hoạt cơ chế tự vệ để tránh cảm giác khó chịu.
Nói anh em không tin chứ, ở bên Mỹ có một nghiên cứu của Mel Robbins (một trong những diễn giả hàng đầu thế giới) đã phát minh ra kỹ thuật đếm ngược 5-4-3-2-1.
Đây không phải lý thuyết mơ hồ mà là công cụ dựa trên khoa học thần kinh thực sự. Khi đếm ngược, não bộ chuyển từ hệ viền não (phần cảm xúc) sang vỏ não trước trán (phần lý trí), cho phép anh em hành động trước khi cảm xúc tiêu cực kịp can thiệp.
Hướng dẫn áp dụng kỹ thuật 5-4-3-2-1 hiệu quả:
Bước 1:
Chuẩn bị tâm lý
- Nhận diện thời điểm trì hoãn (khi nào anh em cảm thấy "để sau đi")
- Tự nhắc: "Đây là cơ chế tự vệ của não, không phải lỗi của mình"
Bước 2:
Thực hiện kỹ thuật
- Đếm ngược từ 5 đến 1 trong đầu hoặc thành tiếng: "5-4-3-2-1"
- Bắt đầu hành động ngay lập tức, không suy nghĩ thêm
- Không đàm phán với bản thân (điểm mấu chốt!)
Bước 3:
Áp dụng nhất quán trong các tình huống
- Thức dậy sớm: Đặt báo thức, khi chuông reo đếm 5-4-3-2-1 và đứng dậy ngay
- Bắt đầu công việc khó: Đếm 5-4-3-2-1 rồi làm trong 5 phút đầu tiên
- Gọi điện khó khăn: Đếm 5-4-3-2-1 rồi bấm nút gọi ngay
Thực hiện trong bao lâu? Áp dụng liên tục trong 21 ngày để thành thói quen. Tui có đọc được một nghiên cứu từ University College London chỉ ra rằng thói quen mới cần trung bình 66 ngày để tự động hóa hoàn toàn.
Nếu không thực hiện thì sao? Não bộ sẽ tiếp tục củng cố mạch thần kinh của thói quen trì hoãn, khiến việc bắt đầu ngày càng khó khăn hơn. Có một báo cáo nghiên cứu của mấy ổng bên Đại học Duke công bố là 40% hành động hàng ngày của chúng ta là thói quen, không phải quyết định có ý thức.
Vấn đề được giải quyết sau khi duy trì:
- Giảm 80% thời gian do dự trước khi bắt đầu công việc
- Tăng 60% khả năng hoàn thành các dự án
- Giảm 70% cảm giác áp lực và lo âu khi đối mặt với nhiệm vụ khó
Ví dụ thực tế: Khi cần gọi điện cho khách hàng tiềm năng nhưng cảm thấy ngại, anh em thường sẽ trì hoãn: "Để chiều gọi", "Để mai gọi", "Chờ có thêm thông tin rồi gọi". Thay vào đó, hãy:
1. Nhận ra đây là trì hoãn
2. Đếm "5-4-3-2-1"
3. Cầm điện thoại và bấm số ngay lập tức
4. Bắt đầu cuộc gọi cho dù cảm thấy không thoải mái
Jack Ma đã chia sẻ trong một buổi phỏng vấn: "Tôi không chờ đến khi 100% chắc chắn mới hành động; 80% là đủ. Nếu đợi đến khi mọi thứ hoàn hảo, cơ hội sẽ biến mất." Đây chính là tinh thần của phương pháp 5-4-3-2-1.
Chiến lược "Con Ếch Buổi Sáng": Bí quyết năng suất của Brian Tracy
Kết hợp với kỹ thuật 5-4-3-2-1, anh em nên áp dụng chiến lược "Con Ếch Buổi Sáng" của Brian Tracy. Nguyên tắc này dựa trên ý tưởng: nếu phải ăn một con ếch sống mỗi ngày, tốt nhất là làm việc đó đầu tiên.
Hướng dẫn thực hiện theo 4 bước:
Bước 1:
Xác định "con ếch" của anh em
- "Con ếch" là nhiệm vụ:
+ Quan trọng nhất ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn
+ Thường khó khăn và dễ bị trì hoãn nhất
+ Mang lại giá trị cao nhất khi hoàn thành
- Áp dụng công thức ABCDE để xác định:
+ A - Phải làm ngay (có hậu quả nếu không làm)
+ B - Nên làm (có lợi ích khi làm)
+ C - Có thể làm (không khẩn cấp)
+ D - Ủy thác (người khác làm tốt hơn)
+ E - Loại bỏ (không quan trọng)
Bước 2:
Chuẩn bị "con ếch" từ tối hôm trước
- Viết ra 3 nhiệm vụ quan trọng nhất cho ngày mai
- Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên (A1, A2, A3...)
- Chuẩn bị sẵn mọi thứ cần thiết để bắt đầu ngay
Bước 3:
Hành động đầu tiên mỗi ngày
- Áp dụng kỹ thuật 5-4-3-2-1 ngay khi bắt đầu ngày mới
- Tập trung 100% vào "con ếch" đầu tiên đến khi hoàn thành
- Không mở email, điện thoại hay mạng xã hội trước khi xử lý xong "con ếch"
Bước 4:
Lặp lại và tạo động lực
- Khen thưởng bản thân sau khi hoàn thành
- Chuyển sang "con ếch" tiếp theo
- Theo dõi và ghi lại các "con ếch" đã xử lý để thấy tiến độ
Thời gian thực hiện: Áp dụng liên tục trong 30 ngày để tạo thói quen mạnh mẽ. Không bỏ lỡ ngày nào trong 30 ngày đầu tiên.
Nếu không thực hiện: Hiệu ứng chồng chất của việc trì hoãn sẽ khiến các nhiệm vụ quan trọng dồn ứ, tạo áp lực lớn và giảm hiệu suất.
Tui có đọc một báo cáo khá thú vị từ mấy ông bà giáo sư bên Đại học Harvard chỉ ra rằng người không xác định ưu tiên rõ ràng sẽ mất 40% thời gian vào các hoạt động không tạo giá trị.
Kết quả sau khi duy trì:
- Tăng 300% năng suất với nhiệm vụ quan trọng
- Giảm 50% cảm giác quá tải công việc
- Hoàn thành các nhiệm vụ khó trước 11 giờ sáng, tạo cảm giác thành công cả ngày
Ví dụ thực tế:
Nếu anh em đang phát triển sản phẩm mới, "con ếch" có thể là viết kế hoạch kinh doanh chi tiết. Thay vì trì hoãn:
1. Tối hôm trước: Xác định viết kế hoạch kinh doanh là A1
2. Chuẩn bị: Sắp xếp tài liệu nghiên cứu thị trường, mẫu kế hoạch, ghi chú
3. Sáng hôm sau: Dậy sớm, áp dụng 5-4-3-2-1, làm việc 90 phút liên tục vào kế hoạch
4. Sau khi hoàn thành: Thưởng cho bản thân ly cà phê yêu thích
Satya Nadella, CEO Microsoft chia sẻ: "Tôi bắt đầu mỗi ngày với 3 nhiệm vụ khó nhất. Trước 10 giờ sáng, ít nhất một 'con ếch' phải được xử lý xong. Điều này giúp tôi duy trì đà tiến và sự tập trung suốt cả ngày."
Ngắt mạch cảm xúc tiêu cực: Kỹ thuật Pomodoro cải tiến
Để duy trì động lực, anh em cần hiểu "Hiệu ứng Zeigarnik": não luôn nhớ việc dang dở, gây áp lực tiêu cực. Giải pháp? Kỹ thuật Pomodoro 25/5 cải tiến.
Hướng dẫn thực hiện kỹ thuật Pomodoro:
Bước 1: Thiết lập chu kỳ làm việc
- Đặt hẹn giờ 25 phút (1 Pomodoro)
- Cam kết tập trung 100% trong 25 phút này
- Sau mỗi Pomodoro, nghỉ ngơi 5 phút
- Sau 4 Pomodoro, nghỉ dài 15-30 phút
Bước 2: Áp dụng nguyên tắc "không gián đoạn"
- Tắt thông báo điện thoại, email
- Đặt chế độ "Không làm phiền"
- Dùng tai nghe để giảm tiếng ồn nếu cần
- Nếu có ý tưởng khác, ghi nhanh và quay lại công việc
Bước 3: Đánh dấu tiến độ
- Ghi lại số Pomodoro hoàn thành mỗi ngày
- Phân tích hiệu suất sau mỗi Pomodoro
- Điều chỉnh thời gian nếu cần (một số người hiệu quả hơn với 50/10)
Bước 4: Tối ưu hóa thời gian nghỉ
- Nghỉ ngắn (5 phút): Đứng dậy, vận động, uống nước
- Nghỉ dài (15-30 phút): Đi bộ ngắn, thiền, ăn nhẹ
- Tránh dùng điện thoại/máy tính trong giờ nghỉ
Thời gian thực hiện: Áp dụng tối thiểu 4-6 Pomodoro mỗi ngày trong 14 ngày liên tiếp để thấy kết quả rõ rệt.
Nếu không thực hiện: Anh em sẽ tiếp tục làm việc theo kiểu "marathon" dẫn đến kiệt sức nhanh chóng, hiệu suất giảm 40% sau 90 phút tập trung liên tục. Tui nhớ có đọc được một nghiên cứu của Đại học Illinois về vấn đề này.
Kết quả sau khi duy trì:
- Tăng 70% thời gian tập trung sâu mỗi ngày
- Giảm 60% cảm giác mệt mỏi sau giờ làm việc
- Hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn 25% so với làm việc liên tục
- Giảm 80% xu hướng lướt mạng xã hội vô thức
Ví dụ thực tế:
Khi cần viết bài thuyết trình quan trọng nhưng liên tục bị phân tâm:
1. Đặt hẹn giờ 25 phút
2. Đặt điện thoại ở chế độ máy bay
3. Viết liên tục trong 25 phút không kiểm tra email/tin nhắn
4. Nghỉ 5 phút: đứng dậy, vươn vai, uống nước
5. Lặp lại cho đến khi hoàn thành bài thuyết trình
Hiroshi Mikitani (CEO Rakuten) đã chia sẻ: "Tôi không chờ cảm xúc tích cực để hành động. Tôi hành động để tạo ra cảm xúc tích cực. Kỹ thuật Pomodoro giúp tôi bắt đầu dù không có cảm hứng, và sau 25 phút đầu tiên, cảm hứng tự nhiên xuất hiện."
Công thức 7 ngày phá vỡ trì hoãn: Chi tiết từng ngày
Anh em có thể thử hành trình ngắn ngủi nhưng rất hiệu quả này để vượt qua trì hoãn nhé.
Ngày 1: Phá vỡ tâm lý trì hoãn
Hành động cụ thể:
1. Xác định loại trì hoãn của bạn
- Làm bài kiểm tra ngắn:
+ Trì hoãn né tránh: "Tôi hay lo tôi sẽ làm không tốt"
+ Trì hoãn mệt mỏi: "Tôi bắt đầu nhiệt tình nhưng nhanh chóng mất hứng"
+ Trì hoãn quyết định: "Tôi không chắc phải làm gì trước"
+ Trì hoãn cảm xúc: "Tôi chờ đến khi cảm thấy sẵn sàng"
- Ghi lại loại trì hoãn chính của bạn
2. Viết lại 3 niềm tin giới hạn
- Từ "phải làm" sang "chọn làm"
- Ví dụ: Thay vì "Tôi phải hoàn thành dự án này", viết "Tôi chọn hoàn thành dự án này vì nó giúp tôi..."
- Dành 15 phút viết ra các niềm tin tiêu cực về khả năng của bản thân
3. Áp dụng kỹ thuật 5-4-3-2-1 khi thức dậy
- Đặt báo thức sớm hơn thường lệ 30 phút
- Khi chuông reo, đếm 5-4-3-2-1 và đứng dậy ngay
- Không nhấn nút báo lại (snooze)
Nên làm:
- Dậy sớm hoàn thành các bước trên trước 8 giờ sáng
- Tạo nhật ký theo dõi tiến độ 7 ngày
- Chia sẻ mục tiêu với một người bạn/đồng nghiệp để tăng trách nhiệm
Không nên làm:
- Mở điện thoại/máy tính trong 1 giờ đầu tiên sau khi thức dậy
- Tự phê phán bản thân khi xác định loại trì hoãn
- Đặt quá nhiều mục tiêu trong ngày đầu tiên
Thời gian thực hiện: Dành chính xác 30-45 phút cho các bài tập trên. Đây là ngày định hình nền tảng, không được bỏ qua.
Kết quả mong đợi: Sau ngày 1, anh em sẽ hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của trì hoãn và thiết lập được niềm tin mới tích cực hơn. Tui có đọc được một số liệu thống kê khá thú vị là 92% người trì hoãn không nhận ra họ thuộc loại nào, khiến việc tìm giải pháp trở nên khó khăn.
Ví dụ thực tế: Jack Ma đã chia sẻ trong hồi ký rằng trước khi thành lập Alibaba, ông dành một tuần để phân tích lý do tại sao mình trì hoãn. Ổng phát hiện mình thuộc kiểu "trì hoãn né tránh" do sợ bị từ chối. Ngày đầu tiên, ông viết lại niềm tin: "Từ chối không phải thất bại, mà là cơ hội học hỏi" và bắt đầu ngày mới bằng cách gọi điện cho 5 nhà đầu tư tiềm năng.
Ngày 2: Xây dựng hệ thống thu thập
Hành động cụ thể:
1. Tạo "inbox" tổng hợp mọi việc
- Chọn một công cụ duy nhất (sổ tay/ứng dụng như Notion/Trello)
- Dành 30 phút ghi lại TẤT CẢ nhiệm vụ đang có trong đầu
- Phân loại thô: công việc, cá nhân, gia đình, sức khỏe...
2. Áp dụng công thức ABCDE xác định ưu tiên
- A: Nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp, có hậu quả nếu không làm
- B: Quan trọng nhưng chưa khẩn cấp
- C: Ít quan trọng, có thể hoãn lại
- D: Có thể ủy thác cho người khác
- E: Có thể loại bỏ không làm
- Đánh số thứ tự trong mỗi nhóm (A1, A2, B1, B2...)
3. Xác định "con ếch" cho ngày mai
- Chọn nhiệm vụ A1 làm "con ếch" đầu tiên
- Chuẩn bị mọi thứ cần thiết để bắt đầu ngay
- Viết kế hoạch chi tiết: thời gian bắt đầu, thời lượng, địa điểm
Nên làm:
- Dành ít nhất 60 phút cho toàn bộ quy trình này
- Tạo thói quen xem lại danh sách vào cuối ngày
- Đặt nhắc nhở cho "con ếch" ngày mai
Không nên làm:
- Đưa quá 3 việc vào danh mục A
- Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc
- Đánh giá thấp thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ
Thời gian thực hiện: Buổi tối ngày 2, dành 60-90 phút để thiết lập hệ thống.
Kết quả mong đợi: Sau ngày 2, anh em sẽ có một hệ thống quản lý nhiệm vụ rõ ràng, biết chính xác phải làm gì vào ngày mai. Theo một điều tra thực tế mà tui được biết từ nhóm nghiên cứu bên Đại học Harvard, người có kế hoạch cụ thể tăng 42% khả năng hoàn thành mục tiêu so với người chỉ có ý định mơ hồ.
Ví dụ thực tế: Masayoshi Son, CEO SoftBank, mỗi tối dành 30 phút để lập danh sách ưu tiên cho ngày hôm sau. Ổng xác định 3 nhiệm vụ A (phải làm), 3 nhiệm vụ B (nên làm nếu có thời gian) và sắp xếp môi trường làm việc trước khi đi ngủ. Sáng hôm sau, ông dậy sớm 5:30 để xử lý nhiệm vụ A1 trước khi bất kỳ ai có thể làm phiền.
Ngày 3: Bắt đầu hành động ngay
Hành động cụ thể:
1. Áp dụng 5-4-3-2-1 cho 3 nhiệm vụ khó khăn
- Dậy sớm, áp dụng 5-4-3-2-1 và bắt đầu "con ếch" ngay
- Chọn 2 nhiệm vụ khó khác trong ngày, lặp lại kỹ thuật
- Ghi lại cảm xúc trước và sau khi hoàn thành
2. Thực hành kỹ thuật Pomodoro
- Áp dụng chu kỳ 25 phút làm + 5 phút nghỉ
- Mục tiêu: hoàn thành 6-8 Pomodoro trong ngày
- Ghi lại số Pomodoro hoàn thành và hiệu suất mỗi chu kỳ
3. Sử dụng "ngôn ngữ cam kết" thay vì "ngôn ngữ cố gắng"
- Loại bỏ từ "cố gắng", "có lẽ", "hy vọng" từ vốn từ vựng
- Thay bằng "sẽ", "cam kết", "quyết tâm"
- Viết 3 cam kết hành động cho ngày mai
Nên làm:
- Tạo môi trường không phân tâm trong các Pomodoro
- Đặt hệ thống phần thưởng nhỏ sau mỗi nhiệm vụ khó
- Ghi chép tiến độ một cách trực quan (ví dụ: bảng theo dõi)
Không nên làm:
- Kiểm tra email/tin nhắn trong 2 giờ đầu tiên của ngày
- Đặt mục tiêu hoàn thành quá nhiều trong một ngày
- Tự phê bình nếu không hoàn thành tất cả mục tiêu
Thời gian thực hiện: Cả ngày 3, đặc biệt tập trung vào buổi sáng (2 giờ đầu tiên).
Kết quả mong đợi: Sau ngày 3, anh em sẽ cảm nhận được sức mạnh của hành động tức thì và nhận ra rằng mình có thể kiểm soát trì hoãn. Nói anh em không tin, tui có đọc một báo cáo nghiên cứu cho thấy sau khi áp dụng kỹ thuật Pomodoro, năng suất làm việc tăng trung bình 25%.
Sundar Pichai (CEO Google) chia sẻ: "Mỗi buổi sáng, tôi bắt đầu với việc khó nhất - thường là các quyết định quan trọng hoặc cuộc gọi khó khăn. Tôi chia nhỏ nhiệm vụ thành các phiên 30 phút, và sau mỗi phiên, tôi đánh giá tiến độ. Cách này giúp tôi không bị quá tải và luôn có động lực tiếp tục."
Ngày 4: Thiết kế môi trường hiệu quả
Hành động cụ thể:
1. Đánh giá và tối ưu không gian làm việc
- Dành 30 phút dọn dẹp khu vực làm việc
- Loại bỏ tất cả đồ vật không liên quan đến công việc hiện tại
- Sắp xếp công cụ cần thiết theo thứ tự sử dụng
2. Áp dụng 3 chiến lược "giảm ma sát"
- Chiến lược 1: Giảm 20 giây cho hành động tốt
+ Ví dụ: Chuẩn bị trang phục tập thể dục tối hôm trước
- Chiến lược 2: Tăng 20 giây cho hành động xấu
+ Ví dụ: Để điện thoại trong ngăn kéo khi làm việc
- Chiến lược 3: Tạo "gợi ý thực hiện" xung quanh
+ Ví dụ: Đặt chai nước trên bàn để nhắc uống nước
3. Tạo "gợi ý thực hiện" xung quanh không gian làm việc
- Dán ghi chú nhắc nhở mục tiêu ở nơi dễ thấy
- Đặt hẹn giờ cho mỗi nhiệm vụ quan trọng
- Tạo hệ thống theo dõi trực quan (bảng kanban, lịch đánh dấu X)
Nên làm:
- Tắt thông báo từ tất cả ứng dụng khi làm việc
- Tạo "nghi thức bắt đầu" cho công việc quan trọng
- Thiết lập quy tắc "không phân tâm" trong thời gian tập trung
Không nên làm:
- Làm việc ở không gian đa chức năng (như giường ngủ)
- Để thiết bị điện tử gây mất tập trung trong tầm mắt
- Bỏ qua việc đánh giá hiệu quả của thay đổi môi trường
Thời gian thực hiện: Dành 2-3 giờ trong ngày 4 để tối ưu hóa môi trường.
Kết quả mong đợi: Sau ngày 4, anh em sẽ có một môi trường làm việc tối ưu giúp giảm 80% sự gián đoạn và tăng 50% khả năng bắt đầu công việc đúng giờ.
Tui còn nhớ có một nghiên cứu từ MIT cho thấy môi trường làm việc tối ưu có thể tăng năng suất lên đến 35%.
Tim Cook (CEO Apple) có một không gian làm việc tối giản đến mức cực đoan. Ông chia sẻ: "Tôi loại bỏ mọi thứ không cần thiết khỏi bàn làm việc và tầm nhìn. Mỗi sáng, tôi chỉ có một cốc nước, một cuốn sổ và một chiếc iPad. Mọi thông báo đều tắt trong thời gian làm việc tập trung. Đây là cách tôi tạo môi trường cho sự tập trung tối đa."
Ngày 5: Siêu tập trung - Bí quyết năng suất đỉnh cao
Hành động cụ thể:
1. Xác định Điều Ưu Tiên Số Một
- Hỏi bản thân: "Điều gì tui có thể làm hôm nay để mọi thứ khác trở nên dễ dàng hơn?"
- Áp dụng nguyên tắc 80/20: 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả
- Viết ra Điều Ưu Tiên Số Một và lý do tại sao nó quan trọng
2. Thực hành Deep Work 90 phút không gián đoạn
- Chọn thời điểm năng lượng cao nhất trong ngày
- Tắt mọi thông báo, đặt điện thoại ở chế độ máy bay
- Tập trung 100% vào Điều Ưu Tiên Số Một trong 90 phút
- Không kiểm tra email, tin nhắn hoặc mạng xã hội
3. Sử dụng kỹ thuật "time blocking" cho cả ngày
- Chia ngày làm việc thành các khối thời gian cố định
- Phân bổ thời gian cụ thể cho từng loại nhiệm vụ
- Bao gồm cả thời gian nghỉ ngơi, phản hồi email
- Đặt hẹn giờ nghiêm ngặt cho mỗi khối thời gian
Nên làm:
- Chọn không gian yên tĩnh nhất cho phiên Deep Work
- Thông báo cho đồng nghiệp/gia đình về thời gian tập trung
- Uống đủ nước và ăn nhẹ trước khi bắt đầu
- Khởi động não bằng 5 phút thiền hoặc hít thở sâu
Không nên làm:
- Đa nhiệm trong thời gian Deep Work
- Để điện thoại trong tầm với
- Làm việc quá 90 phút không nghỉ
- Tự phán xét nếu bị phân tâm (chỉ nhẹ nhàng quay lại tập trung)
Thời gian thực hiện: Áp dụng kỹ thuật Deep Work 90 phút vào buổi sáng và time blocking cho cả ngày.
Kết quả mong đợi: Sau ngày 5, anh em sẽ trải nghiệm sức mạnh của sự tập trung sâu và hoàn thành nhiều việc hơn trong một phiên 90 phút so với cả ngày làm việc bị gián đoạn. Ở bên Đại học California người ta đã làm một nghiên cứu rất thú vị cho thấy mất trung bình 23 phút để lấy lại tập trung sau mỗi lần bị gián đoạn.
Akio Toyoda (Toyota) áp dụng phương pháp "phiên tập trung Toyota" hàng ngày. Ông dành 90 phút đầu tiên mỗi ngày cho việc suy nghĩ chiến lược về một vấn đề cụ thể. Không email, không cuộc họp, không điện thoại. Ổng chia khối thời gian còn lại trong ngày thành các phiên 45-60 phút với mục đích cụ thể cho mỗi phiên, và 15 phút nghỉ giữa các phiên. Ngay cả những ngày bận rộn nhất, ông vẫn duy trì ít nhất một phiên Deep Work 90 phút.
Ngày 6: Xây dựng thói quen tự động
Hành động cụ thể:
1. Thiết kế vòng lặp thói quen cá nhân
- Xác định gợi ý (trigger) cho thói quen tốt
+ Ví dụ: "Sau khi đánh răng, tui sẽ..."
- Xác định hành động cụ thể
+ Phải đơn giản, dưới 2 phút để bắt đầu
- Xác định phần thưởng ngay lập tức
+ Ví dụ: Cảm giác thành công, đánh dấu X trên lịch
2. Xác định và thực hành "thói quen xương sống"
- Chọn 1-2 thói quen tạo hiệu ứng domino tích cực
+ Dậy sớm 5:00-6:00 sáng
+ Lập kế hoạch ngày hôm trước
+ Nguyên tắc 2 phút cho mọi việc
- Cam kết thực hiện trong 30 ngày không gián đoạn
- Theo dõi bằng "chuỗi không đứt gãy" trên lịch
3. Sử dụng kỹ thuật "công khai cam kết" để tăng trách nhiệm
- Chia sẻ mục tiêu với người bạn tin cậy
- Đặt "tiền cược" cho cam kết (ví dụ: tặng 1 triệu đồng cho người bạn nếu bỏ cuộc)
- Báo cáo tiến độ hàng ngày với người đồng hành
Nên làm:
- Bắt đầu với thói quen nhỏ dễ thực hiện (dưới 2 phút)
- Liên kết thói quen mới với thói quen hiện có
- Ăn mừng những thành công nhỏ hàng ngày
- Theo dõi tiến độ qua ứng dụng hoặc nhật ký thói quen
Không nên làm:
- Thay đổi quá nhiều thói quen cùng lúc (tối đa 1-2 thói quen mới)
- Đặt kỳ vọng không thực tế về thời gian hình thành thói quen
- Bỏ cuộc sau vài ngày không thực hiện được
- Thiếu sự theo dõi và điều chỉnh
Thời gian thực hiện: Dành 60 phút thiết kế vòng lặp thói quen và bắt đầu ngay trong ngày.
Kết quả mong đợi: Sau ngày 6, anh em sẽ có "hệ thống thói quen" tự động giúp vượt qua trì hoãn thay vì phụ thuộc vào ý chí. Nói anh em không tin chứ, nghiên cứu của mấy ông bà bên Đại học Duke đã chỉ ra rằng 40% hành động hàng ngày là thói quen, không phải quyết định có ý thức.
Ví dụ thực tế: Dwayne "The Rock" Johnson áp dụng thói quen dậy sớm 4:30 sáng mỗi ngày, bất kể lịch trình bận rộn thế nào. Ông chia sẻ: "Tôi không đợi cảm thấy có động lực. Tôi thiết lập hệ thống nơi chuông báo thức là gợi ý, việc dậy và mặc quần áo tập là thói quen, và cảm giác hoàn thành buổi tập sớm là phần thưởng. Sau 6 tháng, nó trở thành tự động - tôi không cần suy nghĩ nữa."
Ngày 7: Lập kế hoạch dài hạn và không đứt chuỗi
Hành động cụ thể:
1. Đánh giá tiến độ 6 ngày qua
- Dành 30 phút nhìn lại nhật ký theo dõi
- Xác định 3 thành công lớn nhất và nguyên nhân thành công
- Xác định 3 thách thức lớn nhất và giải pháp khắc phục
2. Tạo kế hoạch 30-60-90 ngày với các mốc cụ thể
- 30 ngày: Thói quen hàng ngày đã trở nên tự động
- 60 ngày: Hoàn thành dự án trung hạn đầu tiên
- 90 ngày: Đạt được kết quả đo lường được về năng suất
- Chia nhỏ thành các mốc hàng tuần, có thể đo lường
3. Áp dụng nguyên tắc "Không đứt chuỗi" của Jerry Seinfeld
- Chọn 1-3 thói quen chủ chốt để theo dõi hàng ngày
- Đánh dấu X trên lịch mỗi ngày hoàn thành
- Mục tiêu: Tạo chuỗi X dài nhất có thể
- Quy tắc duy nhất: "Không đứt chuỗi"
Nên làm:
- Đặt lịch kiểm tra tiến độ hàng tuần (cùng thời điểm)
- Tạo hệ thống dự phòng khi gặp trở ngại
- Chia sẻ kế hoạch 30-60-90 ngày với người đồng hành
- Điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi và kết quả thực tế
Không nên làm:
- Thiết lập quá nhiều mục tiêu không thực tế
- Quên việc điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết
- Tự trách bản thân nếu đứt chuỗi (chỉ bắt đầu lại ngay)
- Bỏ qua việc ăn mừng thành công nhỏ
Thời gian thực hiện: Dành 2-3 giờ trong ngày 7 để đánh giá và lập kế hoạch.
Kết quả mong đợi: Sau ngày 7, anh em sẽ có lộ trình rõ ràng cho 3 tháng tới và hệ thống theo dõi để duy trì động lực. Tui có đọc được một báo cáo khá hay từ nhóm nghiên cứu bên Đại học Columbia cho thấy người có kế hoạch dài hạn được chia thành các mốc nhỏ có khả năng đạt mục tiêu cao hơn 76% so với người không có kế hoạch.
Ví dụ thực tế: Warren Buffett có hệ thống kiểm soát tiến độ nổi tiếng. Ổng dành ngày cuối cùng mỗi tháng để đánh giá lại mọi quyết định và kết quả, sau đó điều chỉnh kế hoạch cho tháng tiếp theo. Ông sử dụng cuốn sổ ghi chép đơn giản để theo dõi thói quen đọc sách hàng ngày và các quyết định đầu tư. Mỗi quý, ông xem lại mục tiêu dài hạn và điều chỉnh nếu cần, nhưng ông hiếm khi thay đổi các thói quen cốt lõi đã giúp ông thành công.
Điểm mấu chốt: Hành động là chìa khóa
Anh em thấy đó, điểm chung của hàng chục người thành công vượt qua trì hoãn khá giống nhau: Họ không đợi đến khi "cảm thấy sẵn sàng" mới hành động. Họ phát triển "hệ thống" thay vì dựa vào "ý chí".
5 Nguyên tắc cốt lõi để áp dụng hiệu quả:
1. Bắt đầu nhỏ, cực kỳ nhỏ
- Quy tắc 2 phút: Bắt đầu với phiên bản 2 phút của bất kỳ thói quen nào
- Ví dụ: Không phải "tập thể dục 30 phút" mà là "mặc quần áo tập và tập 2 phút"
- Tui có đọc được một nghiên cứu từ Stanford cho thấy bắt đầu nhỏ tăng khả năng duy trì thói quen lên 80%
2. Tạo hệ thống, không chỉ đặt mục tiêu
- Mục tiêu: "Viết xong cuốn sách trong 6 tháng"
- Hệ thống: "Viết 500 từ mỗi ngày, từ 5-7 giờ sáng, tại quán cà phê X"
- James Clear: "Bạn không lên cấp đến mục tiêu. Bạn rơi xuống cấp độ của hệ thống."
3. Tạo môi trường thuận lợi cho thành công
- Loại bỏ cám dỗ khỏi tầm nhìn
- Tạo "vùng không phân tâm" trong không gian làm việc
- Nói anh em không tin chứ, mấy ổng bên Google có làm một nghiên cứu chỉ ra rằng môi trường làm việc tối ưu tăng năng suất lên 37%
4. Đo lường tiến độ cụ thể
- Sử dụng bảng theo dõi trực quan
- Ăn mừng các chiến thắng nhỏ hàng ngày
- Teresa Amabile (Harvard): "Tiến bộ trong công việc có ý nghĩa là yếu tố động lực mạnh mẽ nhất"
5. Chấp nhận thất bại là một phần của quá trình
- Quy tắc "Không bao giờ bỏ lỡ hai lần liên tiếp"
- Tạo "kế hoạch dự phòng" cho những ngày khó khăn
- J.K. Rowling: "Thất bại là không thể tránh khỏi. Điều quan trọng là đứng dậy nhanh hơn mỗi lần ngã."
Như J.K. Rowling từng nói: "Nếu đợi cảm hứng đến, bạn có thể phải đợi suốt đời". Câu nói này đã thay đổi cuộc đời tui và cách tui học tập làm việc. Tui hy vọng nó cũng sẽ làm được điều tương tự cho anh em.
Anh em nào muốn rèn luyện song song giữa vượt qua trì hoãn và nâng cao năng lực làm nội dung (dù là bán hàng, thương hiệu cá nhân hay viral) thì có thể tham gia cùng các anh em trong nhóm 90 ngày tự học Content nha. (Không chi phí gì hết nha, đừng inb hỏi tui nữa nhaaaaa, cứ tham gia thôi)
Tốt nhất là vào luôn, không trì hoãn nữa nha, vì thứ 5 này bắt đầu đóng cửa và học tập rồi. Nhóm thì anh em xem dưới còm nhé.
Chúc anh em thành công.
Nguồn: Phan Thông
