Dành cho anh em nào đang ngủ có 6 tiếng một ngày, thỉnh thoảng bỏ cả ăn trưa để "cày" nhưng thu nhập chưa bao giờ chạm mốc 1000 đô đầu tiên (cỡ 25 chịu)
Hồi xưa tui cũng từng nghĩ rằng cứ xắn tay áo lên làm việc nhiều hơn, ngủ ít hơn, cày cuốc nhiều hơn là thành công sẽ đến, sẽ có nhiều tiền hơn. Tui từng tin rằng làm nhiều thì sẽ được nhiều. Nhưng sau nhiều năm đập đầu vào tường, tui mới nhận ra một sự thật phũ phàng: làm nhiều thành công nhiều.
Ông Bê-dốt (Jeff Bezos đó các anh em) có một câu nói mà tui thấm thía lắm: "Làm việc thông minh luôn đánh bại làm việc vất vả". Ổng xây đế chế tỷ đô không phải bằng cách thức khuya dậy sớm suốt 20 năm, mà bằng cách tư duy khác biệt về năng suất và hiệu quả.
Vậy nên bài viết này tui chia sẻ lại cách mà những bộ óc hàng đầu đang sử dụng thời gian và quản lý công việc của họ (các tỷ phú đương thời). Anh em áp dụng được càng ngày kỹ thuật thì tiền càng sớm về với túi của anh em.
"Trần năng suất" - Giới hạn mà không ai nói với anh em
Có một khái niệm tui rất tâm đắc gọi là "Productivity Ceiling" hay "Trần năng suất". Một nghiên cứu của Stanford mà tui tình cờ đọc được cho thấy: sau 50-55 giờ làm việc mỗi tuần, năng suất của con người sụt giảm KINH KHỦNG. Nôm na là anh em có thể ngồi làm 80 giờ/tuần, nhưng hiệu quả thực sự có khi còn kém người chỉ làm 50 giờ.
Nghe vô lý không? Nhưng đây là khoa học thực sự, không phải chuyện tui bịa để an ủi anh em đâu!
Não bộ con người, dù có xịn cỡ nào đi nữa, cũng không phải cái máy. Nó cần nghỉ ngơi, cần phục hồi để hoạt động tối ưu. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nhân đỉnh cao như Bill Gates hay ông chủ Facebook Mark Zuckerberg không bao giờ tự hào về việc ngủ ít hay làm việc nhiều giờ.
Bill Gates từng có câu: "Tôi luôn chọn người lười biếng để làm việc khó, vì họ sẽ tìm ra cách dễ dàng nhất để hoàn thành nó." Cái này nghe ngược đời nhưng thâm thúy cực kỳ! Người "lười" theo nghĩa tích cực là người không muốn lãng phí thời gian và năng lượng vào những việc không cần thiết.
Làm việc kiểu Jeff Bezos: "working backward" - đi ngược từ đích đến xuất phát
Ông Bê-dốt có một chiến lược cực kỳ đỉnh gọi là "Working Backward" (Làm việc ngược). Thường thì anh em sẽ nghĩ: "Mình có gì, làm được gì?" rồi cố gắng tối đa. Nhưng Jeff thì khác - ông ấy bắt đầu từ câu hỏi: "Kết quả cuối cùng mình muốn là gì?" rồi lần ngược về để xác định phải làm gì.
Ví dụ thực tế nhé: Khi Amazon làm Kindle, họ không bắt đầu bằng câu hỏi "Làm sao tạo ra một thiết bị đọc sách điện tử?". Thay vào đó, họ hỏi: "Trải nghiệm đọc sách hoàn hảo nhất là gì?". Từ đó, họ xác định: thiết bị phải nhẹ, pin lâu, màn hình đọc được dưới nắng...
Anh em thấy khác biệt không? Một bên là suy nghĩ từ khả năng của mình, một bên là suy nghĩ từ kết quả mong muốn.
McKinsey có báo cáo cho thấy mấy ông CEO "xịn xò" thường dành 50-60% thời gian cho công việc mang lại giá trị cao nhất, trong khi mấy ông CEO "thường thường bậc trung" chỉ dành có 30%. Bezos cũng vậy, ổng tập trung gần như toàn bộ thời gian và năng lượng vào những quyết định quan trọng, có tính đột phá.
Các chiến thuật anh em có thể xài ngay và luôn
1. Audit thời gian của bản thân
Đây là bước đầu tiên SIÊU QUAN TRỌNG mà anh em hay bỏ qua. Hãy làm một việc đơn giản: trong 3 ngày tới, ghi lại chính xác mỗi giờ anh em làm gì. Không phải to-do list đâu, mà là thực tế đã làm. Ví dụ:
- 8h-9h: Trả lời email + lướt Facebook 15 phút
- 9h-10h: Họp với team (nhưng thực tế chỉ có 30 phút là hiệu quả)
- 10h-11h: Làm báo cáo (nhưng bị gián đoạn bởi 5 tin nhắn)
Sau 3 ngày, anh em sẽ SỐC khi thấy thời gian thực sự dành cho công việc hiệu quả ít đến mức nào. Một nghiên cứu của RescueTime cho thấy nhân viên văn phòng trung bình chỉ có 2 giờ 48 phút mỗi ngày là thực sự làm việc hiệu quả. Phần còn lại đi đâu mất rồi thì anh em cũng biết rồi đó.
2. Xác định "big rocks" của anh em
Stephen Covey có một bài học nổi tiếng về "Big Rocks" (những hòn đá lớn). Nếu anh em cố nhét sỏi, cát, nước và đá lớn vào một cái bình, cách duy nhất là đặt đá lớn trước tiên.
Công việc cũng vậy. Hãy xác định 3 "Big Rocks" - những việc quan trọng nhất mà nếu hoàn thành, sẽ tạo ra 80% giá trị. Chỉ 3 thôi nhé, không nhiều hơn.
Với mỗi việc, hãy tự hỏi:
- Nếu tui chỉ làm được MỘT việc hôm nay, việc nào sẽ tạo ra tác động lớn nhất?
- Việc nào nếu hoàn thành sẽ khiến các việc khác trở nên dễ dàng hơn hoặc không cần thiết?
- Nếu 1 năm nữa nhìn lại, việc nào sẽ có ý nghĩa nhất?
3. Thực hiện khối thời gian "deep work" nghiêm ngặt
Đây là cách mà cả Jeff Bezos, Bill Gates, Warren Buffett và cả Mark Zuckerberg đều áp dụng. Họ đặt ra những khối thời gian "Deep Work" - làm việc sâu không bị gián đoạn.
Cụ thể, anh em thử áp dụng phương pháp Pomodoro cải tiến như sau:
- Chọn một trong những "Big Rocks" của anh em
- Tắt hết điện thoại, email, thông báo, mạng xã hội
- Đặt timer 50 phút (dài hơn 25 phút truyền thống)
- Chỉ tập trung vào duy nhất một việc đó
- Nghỉ 10 phút, đi lại, uống nước, không check điện thoại
- Lặp lại tối đa 3 lần (tổng 3 tiếng)
Tui đảm bảo với anh em: 3 tiếng "Deep Work" có giá trị bằng 8-10 tiếng làm việc bị gián đoạn liên tục. Có nghiên cứu của Đại học California cho thấy mỗi lần bị gián đoạn, anh em mất 23 phút để quay lại trạng thái tập trung như cũ. Kinh hoàng không?
4. Sử dụng " hệ thống không " hiệu quả
Warren Buffett (ông già Buff) có một câu nói kinh điển: "Sự khác biệt giữa người thành công và người cực kỳ thành công là người cực kỳ thành công nói KHÔNG với hầu hết mọi thứ."
Anh em cần xây dựng một "Hệ thống Không" hiệu quả:
- Tạo một danh sách "Not-To-Do" (những việc quyết không làm)
- Đặt ra tiêu chí rõ ràng để nói "không" với các cơ hội mới
- Lên kịch bản từ chối lịch sự nhưng cương quyết
- Ủy quyền hoặc loại bỏ hoàn toàn các công việc giá trị thấp
Ví dụ thực tế: "Hệ thống Không" của Jeff Bezos bao gồm việc dành các buổi sáng cho các quyết định quan trọng, không bao giờ họp trước 10h sáng, chỉ đọc email trong khung giờ cố định.
5. Xây dựng hệ thống thay vì đặt mục tiêu
Anh Mút (Elon Musk đó) và ông Bê-dốt đều là fan cuồng của việc xây dựng hệ thống. Thay vì nói "tôi sẽ tăng doanh số 30%", họ tập trung vào "chúng ta sẽ xây dựng hệ thống gì để tăng doanh số tự động?"
Hãy áp dụng tư duy này vào công việc của anh em:
- Xác định các công việc lặp đi lặp lại
- Tạo quy trình chuẩn (SOP) cho những việc này
- Tự động hóa những gì có thể
- Ủy quyền những gì không thể tự động hóa
Ví dụ: Thay vì mỗi ngày dành 2 giờ để trả lời email khách hàng, hãy tạo ra mẫu email chuẩn, xây dựng quy trình phản hồi, và đào tạo nhân viên để xử lý 80% email thông thường.
6. Thiết kế môi trường làm việc " zero friction"
Đây là chiến lược cực kỳ hiệu quả mà ít người chú ý. "Friction" (ma sát) là bất kỳ rào cản nào khiến anh em khó bắt đầu hoặc duy trì công việc quan trọng.
James Clear, tác giả "Atomic Habits", gọi đây là "Law of Least Effort" - con người luôn chọn con đường ít tốn năng lượng nhất.
Hãy thiết kế môi trường làm việc để giảm tối đa "ma sát":
- Chuẩn bị workspace trước buổi tối hôm trước
- Đặt điện thoại ở phòng khác khi làm việc
- Sắp xếp các tài liệu liên quan đến "Big Rocks" ở nơi dễ thấy nhất
- Cài đặt các ứng dụng chặn mạng xã hội trong giờ làm việc (Forest, Freedom, Cold Turkey...)
Ông Bê-dốt còn có một cách cực "dị" là các cuộc họp không bao giờ dùng PowerPoint. Thay vào đó, mọi người dành 30 phút đầu tiên đọc im lặng một báo cáo 6 trang. Điều này buộc người trình bày phải chuẩn bị kỹ lưỡng và xóa bỏ "ma sát" trong việc truyền đạt thông tin.
7. Thực hành " decision minimalism" - Giảm thiểu quyết định
Anh em biết tại sao ông Steve Jobs, Mark Zuckerberg hay Barack Obama thường mặc đi mặc lại một kiểu quần áo không? Đó là để giảm thiểu "decision fatigue" - sự mệt mỏi do phải đưa ra quá nhiều quyết định.
Não bộ con người có một lượng năng lượng hữu hạn cho việc ra quyết định mỗi ngày. Càng quyết định nhiều, chất lượng quyết định càng giảm.
Hãy áp dụng "Decision Minimalism":
- Chuẩn bị trước các bữa ăn trong tuần
- Lên lịch cố định cho các hoạt động thường xuyên
- Tạo checklist cho các quy trình lặp đi lặp lại
- Đơn giản hóa tủ quần áo và không gian làm việc
Anh em không cần phải mặc áo đen cổ lọ như Steve Jobs, nhưng việc giảm bớt các quyết định nhỏ nhặt sẽ giải phóng năng lượng tinh thần cho những quyết định quan trọng.
Áp dụng cụ thể từ ngày mai
Tui không khuyên anh em áp dụng tất cả 7 chiến lược trên cùng một lúc. Thay đổi cần từ từ và bền vững. Hãy bắt đầu với 3 bước đơn giản:
1. Ngày mai: Đặt 3 "Big Rocks" vào buổi sáng và thử nghiệm 50 phút "Deep Work" không gián đoạn.
2. Tuần đầu tiên: Thực hiện audit thời gian trong 3 ngày và xác định những "time-waster" lớn nhất của anh em.
3. Tuần thứ hai: Xây dựng "Hệ thống Không" và quyết định những gì anh em sẽ KHÔNG làm nữa.
Sau 2 tuần, hãy đánh giá lại: anh em có cảm thấy đã làm ít đi nhưng hiệu quả hơn không? Nếu có, hãy tiếp tục thêm các chiến lược khác vào.
Ông Brian Tracy, chuyên gia về năng suất, có một câu nói mà tui rất nhớ: "Mỗi phút dành cho lập kế hoạch tiết kiệm 10 phút thực hiện." Nói cách khác, 10 phút suy nghĩ về cách làm việc hiệu quả có thể tiết kiệm cho anh em 100 phút làm việc vất vả!
Kết
Anh em ạ, vấn đề của việc cày nhiều nhưng được ít không phải là làm nhiều hay ít (số lượng), mà là làm ĐÚNG VIỆC (chiến lược), ĐÚNG CÁCH (chiến thuật) và ĐÚNG THỜI ĐIỂM.
Jeff Bezos không xây dựng Amazon bằng cách làm việc 24/7 trong 20 năm. Ông xây dựng nó bằng cách đưa ra những quyết định đúng đắn, tập trung vào những việc quan trọng nhất, và tạo ra hệ thống để nhân rộng tác động của mình.
Như Steve Jobs từng nói: "Không phải về việc làm nhiều tiền. Đó là về việc làm điều mình yêu thích và làm nó xuất sắc."
Thời đại này, AI phát triển như vũ bão, cứ dăm ngày vài tuần lại có phiên bản mới, cập nhật mới, thành công mới, áp dụng mới. Và cái nào cũng tạo ra sự hỗ trợ siêu mạnh cho anh em trong việc tối ưu hiệu suất hết.
Việc mình cần làm duy nhất là bắt đầu thôi các anh em. Nếu các anh em còn "đang suy nghĩ", còn sợ này sợ kia thì yên tâm đi, cả thế giới cũng còn đầy người như anh em, cũng sợ nốt.
Cho nên người dũng cảm, là người dù sợ nhưng vẫn chọn bắt đầu. Anh em hãy trở thành người đó.
Thời điểm này đang là đầu ngọn sóng AI, là thời điểm tốt nhất để bắt đầu. Làm đi anh em, bước qua "overthinking" đi anh em.
Anh em của 3 năm sau sẽ quay lại và cảm ơn lựa chọn của anh em lúc này.
Chọn cố gắng lúc này, để đến khi bản thân, gia đình cần mình, những thời khắc sinh tử, anh em có thể nói được câu "để con lo".
Chứ không phải ru rú vào một góc rồi rơi nước mắt.
Nghĩ ít thôi, làm đi.
Và đừng làm nhiều, hãy làm đúng
Nguồn: Phan Thông
