Nhiều doanh nghiệp dịch vụ hiện nay không còn tổ chức lao động theo mô hình “ngồi văn phòng, làm giờ hành chính”, đặc biệt là các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tại hiện trường. Họ có thể chia ca linh hoạt, di chuyển giữa nhiều địa điểm, và thực hiện công việc tại nhà khách hàng, công trường, kho hàng, hoặc khu vực dịch vụ khác nhau.
Đó có thể là kỹ thuật viên viễn thông. Là đội giao hàng, lắp đặt. Là nhóm bảo trì, kiểm tra chất lượng, hậu mãi. Là nhân sự thi công nội thất, tổ chức sự kiện, hay làm việc tại các chi nhánh phân tán. Mô hình vận hành này khá phổ biến nhưng phức tạp, đặt ra một thách thức ngày càng lớn: Làm sao để quản lý hiệu quả khi không ai ngồi yên một chỗ?
1. Khi doanh nghiệp phân tán, điều quan trọng là sự kết nối
Khi nhân viên hoạt động ở nhiều nơi, nhiều ca, việc trao đổi thông tin qua tin nhắn, cuộc gọi hoặc bảng tính rời rạc sẽ nhanh chóng trở thành điểm nghẽn. Thông tin dễ thất lạc. Nhiệm vụ bị giao nhầm. Lịch làm việc trùng lặp. Vật tư không đến nơi kịp thời. Và cuối tháng, phòng kế toán phải "vá dữ liệu" từ nhiều nguồn để tính công, tính lương, vừa mất thời gian, vừa dễ phát sinh sai sót hoặc tranh cãi.
Thách thức không nằm ở khối lượng công việc, mà ở việc thông tin bị phân mảnh, còn doanh nghiệp lại thiếu một hệ thống đủ mạnh để nhìn tổng thể.
2. Số hóa không còn là lựa chọn, mà là điều kiện để vận hành linh hoạt
Một hệ thống phần mềm quản lý công việc phù hợp có thể là khác biệt lớn giữa hỗn loạn và kiểm soát.
Không chỉ đơn thuần để "ghi nhận công việc", một phần mềm vận hành số cần đóng vai trò là trung tâm điều phối:
- Hiển thị rõ tình trạng từng dự án, từng nhân sự, từng đầu việc.
- Kết nối các phòng ban (kỹ thuật, kho, kế toán, nhân sự, CSKH) trên một nền tảng chung.
- Tự động cập nhật tiến độ, phân công, vật tư sử dụng và kết quả thực hiện.
- Tính công, thưởng, và xuất dữ liệu về lương một cách minh bạch theo từng ca, từng người.
3. Low-code/No-code: Giải pháp mới cho bài toán cũ
Nếu trước đây, xây dựng một phần mềm quản lý nội bộ là điều chỉ có doanh nghiệp lớn mới làm được (do chi phí cao, thời gian lâu, thiếu đội ngũ IT), thì giờ đây mọi thứ đã thay đổi.
Với sự phát triển mạnh mẽ của nền tảng low-code/No-code, các rào cản này đang dần được dỡ bỏ.
Low-code/No-code không chỉ là xu hướng công nghệ, mà là công cụ giúp doanh nghiệp tự tạo ra phần mềm phù hợp với chính mình, không cần code, không cần chờ IT, không phụ thuộc vào nhà cung cấp.
- Tự thiết kế biểu mẫu giao việc, bảng theo dõi dự án, dashboard doanh thu.
- Cấu hình quy trình phê duyệt, phân công, ghi nhận công theo cách riêng.
- Tùy chỉnh cách tính công, tính thưởng theo chính sách nội bộ.
- Liên kết dữ liệu giữa các bộ phận mà không cần tích hợp phức tạp.
Nền tảng này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đang trong quá trình chuyển đổi số, giúp giảm chi phí, tăng tốc triển khai và chủ động làm chủ vận hành.
4. Một ví dụ thực tế từ ngành triển khai thiết bị kỹ thuật
Để minh họa rõ ràng hơn, hãy lấy ví dụ một doanh nghiệp lắp đặt wifi, camera hoặc thiết bị an ninh tại nhà dân và văn phòng.
Mỗi dự án là một khách hàng khác nhau, địa điểm khác nhau, vật tư khác nhau, và đội kỹ thuật khác nhau. Mỗi ngày họ thực hiện nhiều ca, mỗi ca có thể gồm 1-3 người, thực hiện các đầu việc khác nhau. Không có phần mềm quản lý trung tâm, toàn bộ quy trình sẽ rối như tơ vò:
- Giao nhầm người, thiếu thiết bị.
- Kỹ thuật viên nhận sai thông tin.
- Kế toán không nắm được ai làm gì để tính lương đúng.
- Người quản lý không thể xem nhanh tổng doanh thu, tiến độ từng dự án.
Đó là lý do nền tảng Cleeksy, với công nghệ low-code/no-code, đã xây dựng một giải pháp quản lý công việc để giúp mô hình doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật có thể:
- Tạo dự án, phân công đầu việc, và giao thiết bị chỉ trong vài thao tác.
- Theo dõi tiến độ từng công việc theo thời gian thực, từ bất kỳ đâu.
- Ghi nhận công, tính thưởng và kết nối dữ liệu sang bảng lương một cách tự động.
- Tùy chỉnh mọi bước của quy trình vận hành - từ người dùng không viết code.
Xem demo chi tiết tại đây: https://www.youtube.com/watch?v=kG3yorKA8rQ
Chuyển đổi không phải để thay thế con người, mà để hỗ trợ con người tốt hơn
Dù công nghệ có phát triển đến đâu, vận hành doanh nghiệp vẫn xoay quanh yếu tố con người. Nhưng khi đội ngũ ngày càng linh hoạt từ làm việc từ xa, theo ca, theo dự án, thì doanh nghiệp cần một hệ thống đủ thông minh để hỗ trợ, ghi nhận và kết nối tất cả lại với nhau.
Low-code/No-code không thay thế nhân sự, mà giúp nhân sự phát huy năng lực tốt hơn.
Phần mềm quản lý không thay thế người điều phối, mà giúp họ điều phối hiệu quả hơn.
Chuyển đổi cách vận hành từ phản ứng sang chủ động sẽ chính là bước đầu tiên để doanh nghiệp xây dựng một tổ chức linh hoạt, minh bạch và sẵn sàng thích ứng với mọi biến động.
