Hành động “forward” email/báo cáo của cấp dưới và câu chuyện ngụ ngôn Quan và lính hầu

Ở một đất nước nọ, có một vị vua. Một lần ông đi vi hành, có quan văn cưỡi ngựa và đám lính hầu khênh cáng vua theo. Lính hầu khi vua nghỉ ngơi thì hậm hực bảo nhau: “Bọn mình thì vất vả. Còn quan thì có ngựa. Thật không ra gì!” Nhà vua biết chuyện nhưng im lặng.

Dọc đường nghe tiếng chó kêu thảm thiết, nhà vua bảo lính hầu đi xem chuyện gì. Sau một loáng lính hầu phi ngựa về tâu: “Một đàn chó con kêu ạ”. Nhà vua hỏi: “Chó nhà hay chó rừng?”.

Lính hầu phi ngựa đi cũng chỉ một loáng sau quay về tâu: “Chó nhà ạ!”. Vua hỏi tiếp: “Vì sao bọn chúng kêu?” Lính hầu lại phi ngựa đi, một lúc sau mới quay về tâu : “Ổ của bọn chúng bị nước mưa làm ướt sũng ạ”.

Vua hỏi tiếp: “Mấy con đực, mấy con cái?” Và hỏi tiếp: “Màu lông của chúng là gì?”... Lính hầu mệt phờ, nhưng sau mỗi lần vua hỏi, thì cả người lẫn ngựa phải lập tức đi ngay…

Lúc đó quan đi tới. Nhìn ông ta ngồi trong kiệu tay phe phẩy quạt lông, với dáng vẻ “an nhàn – thư thái “ mà thấy ghét. Lúc đó bọn chó vẫn đang kêu. Vua bảo đám lính hầu đúng đó và nói với quan văn: “Nhà ngươi đi xem chuyện gì xảy ra thế?”. Quan tuân lệnh đi. Thời gian quan văn trở về dài gấp 3 lần lính hầu phi ngựa.

Về tới nơi, quan văn chậm rãi tâu: “Bẩm hoàng thượng! Có 1 đàn chó con gồm 5 con, 3 đực 2 cái, lông màu xám tro, ổ của chúng bị nước mưa làm cho ướt sũng, nhưng có lẽ mẹ chúng đã bị sát hại, nên mới để đàn con vừa rét, vừa đói kêu la thảm thiết như thế ạ. Thần đã cho người nông dân ở đó mấy xu tiền và nhờ họ mua thức ăn cho chúng rồi ạ”.

Vua mỉm cười, quay ra hỏi lính hầu: “Ngươi biết tại sao ngươi làm lính hầu còn hắn làm quan chưa? “

Chuyện này cho tôi rất nhiều bài học về cách làm việc. Bạn lính hầu không có khả năng bao quát, không chi tiết công việc, không đưa ra giải pháp. Việc bạn đang làm chỉ là đưa thông tin. Thông tin được cung cấp nửa vời. Trong khi đó, bạn quan thì tìm hiểu vấn đề cặn kẽ, đưa ra giải pháp cụ thể, và chịu trách nhiệm với hành động của mình.

Mỗi trong những hành động tôi đánh giá rất thấp và rất ghét ở các cấp quản lý dưới là hành động “forward” email/báo cáo của cấp dưới hoặc đối tác cho tôi. Ví dụ kiểu: “Gửi sếp: Bên Sales team có báo cáo thế này….” Hoặc “Gửi sếp báo cáo của đối tác.v.v. Mong chỉ đạo của sếp”.

Ngày trước tôi còn có thói quen xem một chút. Bây giờ nhiều việc, công ty phình to và bắt đầu “xấu tính” nên tôi thường không nói gì hoặc gửi lại email chỉ với dòng chữ: “??????” Những người mới làm với tôi hay hỏi: “Sếp viết thế là thế nào? Sao sếp lại cụt lủn thế”.

Tôi trả lời: “Nếu báo cáo như thế thì hoá ra tôi đang trả lương để anh/chị làm người forward email rồi. Như thế thì chỉ cần 1 người tập sự lương 3 triệu một tháng là đủ.”

Thay vì forward email và bắt tôi nghĩ, một nhân viên, đặc biệt là cấp quản lý, nên có email/báo cáo kiểu thế này:

“Sếp ạ. Anh/em có báo cáo là tình hình Covid làm khó khăn cho cả nhà cung cấp và việc mở rộng thị trường lắm. Tôi gửi báo cáo đính kèm để sếp tham khảo.

Tôi đã họp các bên bán hàng, và trao đổi với hai nhà cung cấp khác nữa để kiểm tra chéo. Nên tôi đề nghị trả trước cho nhà cung cấp ngay hôm nay, đồng thời chúng ta sẽ cố giảm giá bán hàng 10%. Việc này bọn tôi đã bàn bạc, tính toán kỹ: chúng ta sẽ thiệt hại khoảng 7% doanh thu nhưng thị trường được mở rộng lên 12% và nhà cung cấp sẽ làm việc ngay trong tuần tới với chúng ta. Tôi chịu trách nhiệm về việc này. Nếu sếp không có ý kiến gì khác tôi sẽ cho triển khai trong 3 ngày tới”

Cách trả lời như thế cho thấy người nhân viên biết làm việc, chịu trách nhiệm với công việc của mình, có suy nghĩ và đặc biệt là chứng tỏ anh/chị ấy đóng góp vào công ty một cách có ý nghĩa.

Công ty càng lớn thì càng cần tránh các quản lý cấp trung chỉ biết làm “người đưa thư” (messenger) hay than thở. Những cấp quản lý “messenger” như vậy sẽ làm lãnh đạo rất căng thẳng và khó chịu. Đến một lúc nào đó, lãnh đạo sẽ quá mệt mỏi vì phải đi xử lý hộ thì sẽ hoặc là sa thải (đố làm nhanh nổi ở Việt Nam) hoặc sẽ phát điên gắt um lên.

Một ông chủ bạn tôi, người vô cùng lịch lãm, nhưng thích ôm việc hộ nhân viên, cuối cùng đã phát điên lên bảo: “Mày cứ bắt tao nghĩ hộ mày thì hoá ra tao phải cầm c.. cho mày đi tè luôn, hả em?”

(Tôi thì không bao giờ nhé. Tôi sẽ bảo: ông/bà đi mà giải quyết. Xong thì quay lại đây báo cáo, chứ đừng gửi tôi hay báo cáo thế này).

Thay vì giữ những nhân viên hay “than khóc”, làm việc theo kiểu báo cáo vô nghĩa cho có, các công ty luôn cần và chỉ nên đãi ngộ những nhân viên biết tổng hợp vấn đề, có phân tích đa chiều, và đưa ra giải pháp cụ thể và chịu trách nhiệm với giải pháp của mình. Lãnh đạo mà muốn đỡ việc thì phải luôn nhớ là không bao giờ làm hộ/nghĩ hộ những việc mà cấp dưới của mình có thể tự giải quyết được.

Nguyễn Quốc Toàn - Chủ tịch kiêm CEO của EQuest Group