Khi hoạt động kinh doanh ngày càng vượt khỏi biên giới một quốc gia, việc nhân sự Việt Nam tham dự hội nghị, gặp đối tác, khảo sát thị trường, đàm phán hợp đồng hoặc tham gia triển lãm quốc tế đã trở thành nhu cầu quen thuộc của nhiều doanh nghiệp.

Tuy nhiên, một nhầm lẫn đáng chú ý vẫn tồn tại: có visa công tác nước ngoài đồng nghĩa với việc người sở hữu có thể thực hiện mọi hoạt động liên quan đến công việc tại quốc gia đến. Trên thực tế, ranh giới giữa một chuyến công tác ngắn hạn và hoạt động được pháp luật sở tại xem là “làm việc” có thể rất khác nhau. Mỹ, Anh và Australia đều cho phép một số hoạt động kinh doanh đối với khách ngắn hạn, nhưng đồng thời đặt ra những giới hạn cụ thể đối với việc làm hoặc trực tiếp cung cấp dịch vụ tại thị trường sở tại.

Với doanh nghiệp, hiểu đúng ranh giới này không chỉ giúp chuẩn bị hồ sơ visa. Đó còn là một phần của quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh quốc tế.

1. Trước tiên phải xác định nhân sự thực sự sang nước ngoài để làm gì

“Đi công tác” là một khái niệm rất rộng trong môi trường doanh nghiệp. Một giám đốc sang Mỹ ba ngày để gặp nhà phân phối, một kỹ sư sang Australia hỗ trợ trực tiếp cho khách hàng và một nhân viên sales sang Anh tham dự triển lãm đều có thể được doanh nghiệp Việt Nam gọi chung là chuyến công tác.

Nhưng dưới góc độ nhập cư, ba tình huống này không nhất thiết được xử lý giống nhau. Bộ Ngoại giao Mỹ cho biết visa B-1 có thể phù hợp với các hoạt động như giao dịch thương mại không bao gồm việc làm có thu nhập tại Mỹ, đàm phán hợp đồng, tham vấn với đối tác và tham dự hội nghị hoặc hội thảo chuyên môn. Đồng thời, B-1 không phù hợp với người có ý định sang Mỹ để nhận việc và thực hiện lao động tại đây. Điểm quan trọng vì thế không phải chức danh của nhân viên, mà là hoạt động thực tế họ sẽ thực hiện sau khi nhập cảnh.

2. Một cuộc họp và một ngày trực tiếp cung cấp dịch vụ có thể là hai vấn đề khác nhau

Anh là một ví dụ dễ hình dung. Theo GOV.UK, người nhập cảnh theo diện Standard Visitor có thể thực hiện một số hoạt động kinh doanh như tham dự cuộc họp, hội nghị, hội thảo; đàm phán và ký kết hợp đồng; tham dự triển lãm để quảng bá doanh nghiệp; thực hiện một số chuyến khảo sát địa điểm hoặc hoạt động đào tạo phù hợp với quy định.

Tuy nhiên, diện khách thăm này nhìn chung không cho phép một người làm việc cho doanh nghiệp tại Anh hoặc hoạt động như người tự doanh, ngoại trừ các trường hợp được quy định riêng. Australia cũng có cách phân biệt tương tự. Business Visitor stream của Visitor visa subclass 600 cho phép những hoạt động như tìm hiểu cơ hội kinh doanh, đàm phán hoặc xem xét hợp đồng, tham dự hội nghị, hội chợ hoặc hội thảo. Nhưng người sở hữu diện này không được làm việc hoặc cung cấp dịch vụ cho một doanh nghiệp, tổ chức tại Australia hay trực tiếp bán hàng hóa và dịch vụ cho công chúng. Đối với bộ phận nhân sự hoặc hành chính doanh nghiệp, sự khác biệt này đáng được xác định trước khi đặt vé và chuẩn bị hồ sơ.

3. Ai trả tiền cho nhân sự cũng có thể là một yếu tố cần xem xét

Một chuyến công tác thường phát sinh nhiều dòng tiền: lương tại Việt Nam, chi phí khách sạn, vé máy bay, phụ cấp, tiền hội nghị hoặc khoản hoàn trả của đối tác. Không nên mặc định mọi hình thức thanh toán đều được xem như nhau. Trong hướng dẫn đối với B-1 của Mỹ, Bộ Ngoại giao nêu rằng người mang diện này về nguyên tắc không được nhận lương từ một nguồn tại Mỹ cho dịch vụ được thực hiện liên quan đến hoạt động tại Mỹ, dù một số khoản hoàn trả chi phí hợp lý cho chuyến đi có thể được xử lý khác theo quy định.

Bởi vậy, trước mỗi chuyến đi, doanh nghiệp nên làm rõ tối thiểu ba yếu tố: người lao động đang thuộc biên chế của đơn vị nào, ai chi trả thu nhập và công việc cụ thể nào sẽ được thực hiện tại nước ngoài. Đây là câu hỏi về bản chất hoạt động, không chỉ về tên gọi của chuyến đi.

4. Hồ sơ công tác nên kể được một câu chuyện kinh doanh nhất quán

Một visa công tác nước ngoài không đơn thuần là tập hợp thư mời, giấy phép kinh doanh, sao kê và lịch trình. Nhìn từ góc độ quản trị hồ sơ, các tài liệu cần trả lời cùng một câu chuyện: tại sao chuyến đi này cần thiết, ai đang mời người đi, hai bên có quan hệ gì, hoạt động nào sẽ diễn ra và tại sao thời gian lưu trú lại phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Ví dụ, nếu thư mời nói về một cuộc họp hai ngày nhưng lịch trình lại kéo dài nhiều tuần với những hoạt động không được giải thích, doanh nghiệp cần rà soát lại tính nhất quán trước khi nộp. Tương tự, một nhân sự khai mục đích tham dự triển lãm nhưng tài liệu nội bộ mô tả nhiệm vụ giống hoạt động trực tiếp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại địa phương cũng là tình huống nên được kiểm tra kỹ theo quy định của quốc gia đến.

Vì vậy, dịch vụ visa cho doanh nghiệp có giá trị nhất không phải ở việc gom đủ giấy tờ, mà ở bước xác định đúng loại hoạt động và kiểm tra xem bộ hồ sơ có phản ánh đúng thực tế hay không.

5. Có visa chưa phải là kết thúc của quản trị chuyến công tác

Doanh nghiệp thường dành phần lớn thời gian cho câu hỏi “visa đã có chưa?”, trong khi một quy trình mobility tốt cần tiếp tục sau thời điểm visa được cấp. Nhân sự nên nắm được mục đích chuyến đi đã khai, những hoạt động mình được phép thực hiện, tài liệu liên quan đến cuộc họp hoặc sự kiện, thông tin lưu trú và lịch trình thực tế.

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nhân hoặc nhân sự thường xuyên di chuyển giữa nhiều thị trường. Mỗi quốc gia có hệ thống visa và định nghĩa hoạt động kinh doanh riêng. Một công việc được phép đối với khách công tác ở thị trường này không đồng nghĩa sẽ tự động được phép ở thị trường khác.

Từ “làm visa” đến quản trị global mobility

Đức Trần, Founder & Giám đốc Tam Duc Global – Global Visa TDC, có nền tảng làm việc qua các doanh nghiệp đa quốc gia, tài chính, marketing, tư vấn đầu tư và global mobility, đồng thời đã trải nghiệm hơn 40 quốc gia. Định hướng mà ông xây dựng cho Global Visa TDC không dừng ở khâu xử lý visa, mà đặt visa trong bức tranh rộng hơn của hoạt động di chuyển quốc tế và phát triển năng lực toàn cầu của người Việt. Từ góc nhìn đó, với khách hàng doanh nghiệp, một chuyến công tác tốt không nên được đánh giá duy nhất bằng việc nhân sự có nhận visa hay không. Nó còn liên quan đến việc lựa chọn đúng diện nhập cảnh, minh bạch mục đích, chuẩn bị tài liệu nhất quán và hiểu giới hạn hoạt động tại quốc gia đến.

Đây cũng là sự thay đổi cần thiết trong cách doanh nghiệp nhìn về mobility. Khi một công ty mới chỉ có vài chuyến công tác quốc tế mỗi năm, việc xử lý từng hồ sơ riêng lẻ có thể vẫn đáp ứng nhu cầu. Nhưng khi số thị trường, nhân sự và tần suất di chuyển tăng lên, visa dần trở thành một phần của bài toán lớn hơn gồm compliance, nhân sự, vận hành và quản trị rủi ro.

Vì thế, trước chuyến công tác tiếp theo, câu hỏi đầu tiên của doanh nghiệp có lẽ không nên chỉ là “quốc gia này cần visa gì?”, mà nên bắt đầu sớm hơn một bước: “Nhân sự của chúng ta thực sự sẽ làm gì khi đến đó?”

Trả lời chính xác câu hỏi này là nền tảng để lựa chọn một lộ trình nhập cảnh phù hợp và giảm những rủi ro không cần thiết khi doanh nghiệp Việt ngày càng bước sâu hơn vào thị trường quốc tế.