Nếu bán hàng là “nghệ thuật tạo ra doanh thu”, thì quản lý công nợ là “nghệ thuật giữ cho doanh thu không biến mất”. Và trong rất nhiều trường hợp, ván cờ sống còn của một doanh nghiệp không kết thúc ở lúc ký được hợp đồng, mà ở thời điểm… thu được tiền.
Khi kinh doanh càng tăng tốc, đặc biệt trong bối cảnh tăng trưởng nóng, công nợ dễ trở thành “vùng mù”, nơi mọi người chỉ nhìn thấy số liệu kế toán, nhưng không lường hết được rủi ro tích tụ. Đó là lý do vì sao trong nhiều doanh nghiệp, quản lý công nợ không còn là một công việc hành chính, mà là một năng lực chiến lược. Và nếu phải chọn giữa một đội ngũ bán hàng xuất sắc hoặc một hệ thống kiểm soát công nợ kỷ luật, nhiều nhà sáng lập lão luyện sẽ chọn vế sau.
1. Bán hàng là tấn công - Công nợ là phòng thủ
Khi đội ngũ bán hàng hoạt động tốt, doanh thu tăng, hợp đồng về liên tục ,đó là lúc dopamine trong doanh nghiệp tăng cao nhất. Nhưng doanh thu không đồng nghĩa với tiền mặt. Và một khoản nợ xấu có thể xóa sổ toàn bộ lợi nhuận.
Tư duy phòng thủ trong công nợ giống như hậu vệ trong bóng đá, ít được chú ý, nhưng chỉ cần sai một nhịp, cả đội có thể trả giá. Các doanh nghiệp non trẻ thường mải mê “chốt đơn” mà quên xây tường chắn rủi ro, quên thiết lập chính sách tín dụng, hoặc dễ dãi với điều khoản thanh toán.
Ngược lại, những công ty dày dạn trận mạc xem công nợ là một dạng “chi phí rủi ro”. Giống như bảo hiểm: nếu bạn không quản, rủi ro sẽ quản bạn.
2. Dòng tiền chết vì công nợ, không phải vì bán hàng kém
Có một nghịch lý kỳ lạ: Nhiều doanh nghiệp bán hàng rất tốt, nhưng vẫn… phá sản. Không phải vì sản phẩm dở, mà vì bán được nhưng không thu được tiền đúng hạn. Đó là lúc “dòng tiền bị ngập”, tài sản nằm trên sổ sách nhưng không biến thành tiền mặt để tái đầu tư, trả lương, chi trả nhà cung cấp.
Đặc biệt trong các ngành có chu kỳ thanh toán dài (như xây dựng, sản xuất, phân phối), việc kiểm soát công nợ tốt có thể là “lưới an toàn” để công ty sống sót trong những cú sốc tài chính bất ngờ.
Bạn có thể sống mà không tăng trưởng, nhưng không thể sống nếu cạn tiền mặt.
3. Quản lý công nợ là quản trị rủi ro, không chỉ là thu tiền
Phần lớn mọi người nghĩ công nợ là... đòi tiền. Nhưng bản chất sâu xa hơn: đó là nghệ thuật đánh giá tín dụng, xây dựng chính sách khách hàng, phân tích rủi ro đối tác, và ra quyết định như một banker.
Doanh nghiệp giỏi công nợ không đợi đến khi tiền trễ hạn mới phản ứng, họ thiết kế ngay từ đầu các cơ chế bảo vệ:
Đánh giá lịch sử thanh toán, uy tín của khách hàng trước khi ký hợp đồng.
Thiết kế điều khoản rõ ràng: số ngày công nợ, chiết khấu nếu thanh toán sớm, phạt nếu trễ.
Có các mốc nhắc nhở, kiểm tra, gửi thông báo trước hạn thanh toán.
Thiết lập hạn mức tín dụng theo loại khách hàng.
Tư duy này giống với việc ngân hàng quản lý khoản vay: không ai cho vay chỉ vì “cảm giác tin tưởng”.
4. Không có hệ thống, người tử tế cũng thành rủi ro
Một lỗi thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ và vừa là: dựa vào mối quan hệ cá nhân hoặc “niềm tin” để cho công nợ. Nhưng ngay cả người tử tế nhất cũng có thể trở thành rủi ro tài chính nếu hệ thống không kiểm soát tốt.
Bạn không thể trách khách hàng khi họ “có tiền mà chậm trả” nếu bạn chưa có quy trình ràng buộc, hoặc đã tự tạo kỳ vọng “muốn thanh toán lúc nào cũng được”.
Tư duy phòng thủ là thiết kế hệ thống làm việc thay cho cảm tính. Tạo ra giới hạn tín dụng rõ ràng, áp dụng nhất quán, và phân loại khách hàng theo hành vi thanh toán là cách bạn bảo vệ đội ngũ bán hàng – để họ không phải biến thành “nhân viên đòi nợ”.
5. Công nợ không tốt bằng bạn đang đi vay miễn phí cho người khác
Khi bạn giao hàng mà chưa thu được tiền, tức là bạn đang tài trợ vốn lưu động cho người mua.
Bạn đi vay ngân hàng với lãi suất 10%/năm, nhưng lại cho khách nợ mà không tính lãi, không ràng buộc. Trên quy mô lớn, điều này đồng nghĩa với việc:
Bạn bị giảm sức cạnh tranh vì gánh chi phí tài chính.
Bạn mất đi cơ hội đầu tư vào hoạt động sinh lời khác.
Bạn dễ bị “nghẹt thở” khi thị trường có biến động.
Nhiều doanh nhân kỳ cựu có một nguyên tắc vàng: “Công nợ không xấu, chỉ xấu khi bạn không biết mình đang cho ai vay, vay bao lâu, và với rủi ro gì.”
Bán hàng là nghệ thuật đi xa, nhưng quản lý công nợ là nghệ thuật quay về đích an toàn. Một nhà quản trị giỏi không chỉ biết tạo ra doanh thu, mà còn phải giữ được dòng tiền sống.
Trong thời đại mà mọi thứ có thể được tăng tốc bằng công nghệ, dữ liệu, phần mềm quản lý ERP, thì tư duy cốt lõi vẫn không thay đổi: bạn không thể phát triển nếu không có một hệ thống phòng thủ vững chắc.
Vì cuối cùng, kinh doanh không chỉ là cuộc đua ai kiếm tiền nhanh hơn, mà là ai giữ được tiền lâu hơn.
