Nhân sự cũng là một khoản đầu tư nên làm ngân sách nhân sự phải rất chặt chẽ và bài bản. Nếu chúng ta lập ngân sách vượt xa với thực tế, nó sẽ ảnh hưởng đến lãi suất tiền gửi, lưu thông dòng tiền.
Hoặc nếu nó quá ít so với những gì chúng ta cần, sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh vì không có đủ tiền để hoạt động.
Từ trước đến nay có phải khi xây dựng định biên nhân sự, các sếp chỉ làm duy nhất mỗi một bước là cho các khối phòng ban tự đề xuất lên, dựa theo một số căn cứ sau:
- Dựa theo headcount của kỳ trước/ năm trước
- Dựa theo kế hoạch doanh thu/ lợi nhuận
- Dựa theo chiến lược tăng trưởng/ thu hẹp
- Dựa theo quỹ lương, chi phí
- Dựa theo SWOT của doanh nghiệp, ngành nghề
- Dựa theo đề xuất và bảo vệ nhân sự của các bộ phận
- Dựa theo tỷ lệ cân bằng giữa BO (back office) và FO (front office) của các ngành nghề, đặc thù tổ chức.
- Và một số căn cứ khác…
Nếu vậy, thì có vẻ là chưa đủ!
Các sếp thử tham khảo quy trình này xem:
BƯỚC 1: RÀ SOÁT
Lập định biên nhân sự, chúng ta cứ nghĩ là cần tăng lên bao nhiêu cho năm tới, chứ ít khi chúng ta nghĩ nên giảm xuống còn bao nhiêu cho hợp lý.
Mà việc tăng hay giảm là xuất phát từ nhu cầu của các phòng ban, nên trước hết chính bản thân các phòng ban cần phải rà soát lại, rồi mới xác định được đúng nhu cầu của mình là tăng hay giảm hay chỉ cần tái cơ cấu mà thôi.
Vậy, bước đầu tiên là chúng ta sẽ rà soát theo mô hình 5S (Shape – Size – Skill – Site – Spend) của Korn Ferry Institute (tên cũ là HAY Group).
S1: RIGHT SHAPE – ĐÚNG HÌNH TRẠNG
Cơ cấu khối (phòng, nhóm): Khối có bao nhiêu phòng, nhóm? Chức năng, nhiệm vụ chính mỗi phòng, nhóm? Có thể lồng ghép, sáp nhập các phòng, nhóm?
Cơ cấu chức danh (số lượng quản lý, nhân viên): Số lượng quản lý, cấp bậc và chức vụ? Tỷ lệ quản lý/ nhân viên?
Phân luồng công việc: Công việc của khối hiện tại cần cải tiến những gì? Ứng dụng công nghệ khâu nào? Tuần suất phát sinh, xử lý có cần thay đổi?…
S2: RIGHT SIZE – ĐÚNG QUY MÔ
Dư thừa, thiếu hụt: Tình trạng quân số của khối, dư thừa hay thiếu hụt?
Phương án thay thế: Thay thế bằng phương án fulltime/ parttime, CTV, thực tập, outsourcing…
Kiêm nhiệm: Hiện tại các vị trí trong khối vị trí nào có thể kiêm nhiệm, ai có thể kiệm nhiệm?
S3: RIGHT SKILLS – ĐÚNG CHUYÊN MÔN, KỸ NĂNG
Hard skill: Hiện tại năng lực chuyên môn có đáp ứng nhu cầu, ai đang đặt nhầm chỗ, ai chưa đủ năng lực để làm việc?
Soft skill: Kỹ năng mềm đã được đáp ứng tốt cho công việc? Đề xuất đào tạo hay thay thế?
Performance, hiệu quả: Kết quả KPI hàng tháng như thế nào? Cao/ thấp, tốt/ kém?
Thái độ, tuân thủ: Thái độ làm việc, tinh thần phát huy giá trị cốt lõi, mức độ tuân thủ nội quy?
S4: RIGHT SITE – ĐÚNG VỊ TRÍ
Phù hợp với công việc: Các cá nhân hiện tại có đang đặt nhầm chỗ, phù hợp với vị trí đảm nhận?
Tận hiến hay là zombie công sở: Các cá nhân đang tận hiến cho công ty hay là làm cho xong việc, ở lại nhận lương và chờ cơ hội phù hợp để nhảy việc?
Luân chuyển, thử thách: Ai có thể thử thách thêm 1 số mảng công việc mới, ai có thể luân chuyển để phù hợp hơn với năng lực, vị trí của mình?
Bổ nhiệm, miễn nhiệm: Ai cần được bổ nhiệm để phát huy và ai cần miễn nhiệm để thay đổi?
S5: RIGHT SPEND – ĐÚNG GIÁ TRỊ
Chi phí nhân sự: Chi phí nhân sự của khối, tính theo các chức danh, vị trí?
Mức thu nhập so với thị trường: Mức thu nhập hiện tại cao hay thấp so với thị trường, có thể điều chỉnh như thế nào để phù hợp so với giá trị đóng góp?
Trả cao hay thấp so với năng lực: Thu nhập hiện tại đã tương xứng với năng lực, sự đóng góp giá trị?
Lương khoán/ cố định: Các vị trí có thể thay đổi hình thức trả lương, cơ cấu lương để cho phù hợp và thể hiện được mức đóng góp giá trị?
BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH RÕ SỐ LƯỢNG ĐỊNH BIÊN CẦN THIẾT
Khi đã rà soát kỹ và các phòng ban đã xác định được rõ nhu cầu của mình thì chúng ta mới nhảy sang bước tiến hành phân tích để xác định số lượng định biên cần thiết.
Căn cứ để xây dựng định biên đó là chúng ta phải dựa vào chiến lược năm tới là như thế nào?
Để đạt được chiến lược đó thì chúng ta cần đạt được những mục tiêu gì (objectivies) và để đạt được những mục tiêu đó chúng ta cần đạt được những kết quả then chốt nào (key results). Hay nói cách khác là chúng ta xác định rõ OKRs hoặc Balance Score Card (BSC) của doanh nghiệp mình cho năm tới.
Khi các phòng ban đã được giao các KRs, KPIs nhất định thì đó là lúc họ lên kế hoạch hoạt động chi tiết (action plan), và khi có action plan thì mới xác định rõ được cần bao nhân sự để triển khai kế hoạch (thừa, thiếu, hay sắp xếp lại nhân sự).
Có một điều chắc các sếp cũng đã biết, nhân sự của các phòng ban chúng ta chia thành 2 mảng chính: Phát triển và Vận hành.
Với đội phát triển thì thường ảnh hưởng rất lớn từ chiến lược, kế hoạch hoạt động năm tới (số của năm tới), còn đội vận hành thì ít hơn. Vì ít khi chúng ta thay đổi mảng vận hành trừ khi chúng ta thay đổi mô hình kinh doanh (Business model). Nên khi số năm tới tăng hay giảm khá nhiều thì đội vận hành cũng cần tối ưu và duy trì ở một mức độ nhất định (giải thích không được rõ lắm nhưng chắc các sếp hiểu ).
Sau khi có action plan thì các phòng ban sẽ xây dựng norm (định mức tiêu chuẩn) cho từng vị trí hay mảng công việc, và từ norm để sẽ xác định hệ số norm cho từng level.
Ví dụ: norm của 1 bạn cskh chủ động (senior) là 38 calls/ day chẳng hạn. Thì với lượng khác hàng scale sắp tới, với tần suất call chủ động là bao nhiêu thì chúng ta sẽ tính toán ra được bao nhiêu headcount. Và với senior là hệ số 1 thì junior sẽ là hệ số 0.8 chẳng hạn.
Có những cái xác định được norm thông qua workload (khối lượng công việc) nhưng có những cái khó xác định norm hơn. Ví dụ như đội sales chẳng hạn. Norm nó sẽ phụ thuộc nhiều vào yếu tố thị trường, khuyến mãi, lượng leads marketing đem về hay số tiền marketing chạy cho campaign....
(thôi, phần này chia sẻ đến đây thôi. Hehe)
BƯỚC 3: LÊN CHI PHÍ TỪ SỐ HEADCOUNT DỰ TÍNH
Như đã nói, nhân sự là một khoản đầu tư lớn nên khi làm plan các sếp sẽ quan tâm là bao tiền trước, rồi mới đến từng đó tiền thì bao người, rồi mới đến người đó là quản lý, senior hay junior.
Nên khi nhìn vào con số ngân sách nhân sự đã lên, các sếp soi sang mô hình tài chính năm tới xem nó có đảm bảo ko, có nằm trong mức dự tính không, rồi mới xem chi tiết. Nếu mô hình tài chính bị thay đổi, P&L chốt với cổ đông nhà đầu tư bị xấu đi thì phần lớn là chúng ta sẽ phải điều chỉnh lại số lượng headcount.
BƯỚC 4: BẢO VỆ HỘI ĐỒNG
Trước nay các sếp có làm vậy không?
Hay chỉ ngồi riêng lẻ và nghe lời nói hết sức thuyết phục của các phòng ban
Các sếp cứ để các phòng ban làm việc nhóm, mình cứ lắng nghe đã và khoan vội chỉ đạo. Bằng cách tổ chức bảo vệ hội đồng giữa các phòng ban liên quan với nhau.
Ví dụ: khi sales bảo vệ headcount thì có marketing, vận hành, tài chính và nhân sự sẽ tham gia.
GĐKD bảo cần từng này người để đạt từng này số thì ông tài chính sẽ phản biện, liệu với ROI đó có ok, từng đó người liệu có đảm bảo mô hình tài chính năm tới. Bà nhân sự sẽ cho ý kiến v/v tuyển nổi từng này không, có nên dồn dập trong quý 1 hay dàn trải ra các tháng khác. Marketing sẽ cho biết, từng đố số của sales marketing phải cần thêm tiền chạy performance marketing hay đầu tư tiền chạy branding trên các báo.... Vận hành cũng thế, từng đó số của sales sẽ tăng thêm rất nhiều khách hàng, vận hành sẽ cần thêm call center.
BƯỚC 5. THEO DÕI, BÁM SÁT VÀ SỬA ĐỔI KHI CẦN THIẾT
Chúng ta phải báo cáo thường xuyên về số lượng headcount và chi phí chúng ta chi cho từng tháng để bám sát headcount và chi phí chúng ta đã lập để có những điều chỉnh hợp lý về dòng tiền của tài chính, cũng như kế hoạch hoạt động của các bên.
Tiếp đến đã là hoạch định nên phần đa là không sát với thực tế nên chúng ta cũng cần phải điều chỉnh cho phù hợp, có thể là dự án này bỏ đi và dự án khác tăng thêm thì người và chi phí cũng cần phải điều chỉnh.
Trên là 5 bước giúp các sếp bám sát cũng như dễ thở hơn 1 chút khi làm định biên và chi phí nhân sự thôi. Chứ thực tế nó sẽ khó hơn nhiều. Chúc các doanh chủ năm tới thật ngon lành. Và quan trọng là đầy quyết tâm, sự quyết liệt, tại vì phần đa chúng ta không thành công là do chúng ta làm chưa tới
Em thực sự rất muốn viết chia sẻ cùng các sếp nhưng nói thật là cũng take time phết và cv cũng bận, nên XIN NHỜI ĐỘNG VIÊN của các sếp ạ.
Nếu sếp nào quan tâm nhiều về nhân sự có thể FOLLOW e để đọc thêm, vì có những bài chia sẻ vào đây sẽ ko hợp.
Nguồn: FB Son Anh
