LÀM THẾ NÀO ĐỂ TỐI ƯU CHI PHÍ ẨN TRONG KINH DOANH?
Chi phí ẩn (Hidden cost) là các loại chi phí đã phát sinh nhưng không được đệ trình báo cáo rõ ràng. Sự phình lên của chi phí ẩn đồng nghĩa với việc sử dụng nguồn lực kém hiệu quả, nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời sẽ khiến doanh thu sụt giảm nghiêm trọng.
CÁC LOẠI CHI PHÍ ẨN TRONG DOANH NGHIỆP
1. Chi phí họp hành
Năm 2019, chi phí dành riêng cho các cuộc họp hành ở Anh là 58 tỷ đô và ở Mỹ là 499 tỷ đô. Những cuộc họp lẻ tẻ, vô nghĩa tạo nên sự lãng phí khủng khiếp: “ngốn” thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên.
Dễ nhận thấy những cuộc họp lãng phí liên quan đến việc giải quyết những vấn đề phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là các quy trình của doanh nghiệp đang tồn tại nhiều khúc mắc.
2. Chi phí làm thêm giờ
Nhân viên thường xuyên làm việc thêm giờ chưa chắc là điều tốt. Do khối lượng công việc quá nặng hay do năng suất thấp, quy trình làm việc không hiệu quả, về lâu dài nó cũng ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của doanh nghiệp và sức khỏe của nhân viên. Ngoài ra, có nhiều trường hợp nhân viên lợi dụng tài nguyên để làm việc cá nhân trong khi vẫn báo cáo tăng ca. Nói chung, chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ vô ích này chính là lãng phí cần phải cắt bỏ.
3. Chi phí “tài nguyên nhàn rỗi”
Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Thông thường, một tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc, nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân lặp đi lặp lại, nhàm chán và lãng phí.
Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì thiết bị.
Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự.
4. Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí
Một quy trình nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm tuyển dụng và đặt đúng người vào đúng vai trò. Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy xấu xí sẽ nảy sinh.
Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới.
5. Chi phí do quy trình không hiệu quả
Nếu các quy trình trong doanh nghiệp không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,…
Ví dụ đơn giản nhất: Khi việc giao sản phẩm đến tay khách hàng của bạn bị chậm, trải nghiệm khách hàng sẽ bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”. Cho dù bạn giải thích rằng quá trình vận chuyển gặp vấn đề, bên cung cấp có sự cố, nhân viên nghỉ ốm,... thì khách hàng cũng khó có thể thông cảm vì điều này cũng ảnh hưởng đến chính kinh tế của họ. Những hệ lụy kéo theo tất nhiên bạn hoàn toàn có thể nhìn ra được: mất đi khách hàng, doanh thu sụt giảm, danh tiếng ảnh hưởng,...
6. Chi phí từ các bộ phận “khó kiểm soát”
Khi tối ưu chi phí kinh doanh, nhiều người không nhìn đến những bộ phận không có KPI/ OKR như admin hay back office… Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này, nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ CẮT BỎ HOÀN TOÀN CÁC CHI PHÍ NÀY?
1. Đo lường, đánh giá để tối ưu các quy trình
Thông thường việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp sẽ được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle:
- Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
- Modeling: Mô hình hóa quy trình
- Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
- Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
- Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.
Để tối ưu, chúng ta sẽ đảo ngược mô hình một chút - việc đo lường sẽ được đẩy lên đầu:
Để đo lường hiệu quả hoạt động của quy trình, bạn phải theo dõi được các nhóm chỉ số:
- Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ)
- Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến với khách hàng
- Nhóm chỉ số về chi phí: Chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc; chi phí lợi nhuận…
Từ những chỉ số trên, bạn sẽ xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1) để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
2. Đo lường hiệu suất nhân viên nhằm cải thiện năng suất và phân bổ công việc phù hợp
- Thiết lập KPI và đạc từng chu kỳ. KPI giúp tổ chức đo lường chính xác được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, qua đó nhân viên có được thu nhập liên quan. Đây là cách thức khuyến khích, tạo động lực và giữ chân nhân tài.
- Thay cho KPI, một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp công nghệ, áp dụng OKR (Objectives and Key Results) trong thiết lập mục tiêu.
- Thiết lập bộ từ điển năng lực, định nghĩa chi tiết từng mức đánh giá cùng hệ số cho từng chỉ số gắn tới từng vị trí công tác, giúp chọn, đào tạo, đánh giá đúng năng lực nhân viên cho từng vị trí công tác.
- Theo dõi tiến độ và các vấn đề phát sinh để kịp thời giải quyết. Yêu cầu nhân viên báo cáo công việc và tiến độ thường xuyên. Tùy tính chất công việc và doanh nghiệp, nhà quản lý có thể yêu cầu hàng ngày hoặc hàng tuần.
3. Công cụ đo lường tốt nhất cho doanh nghiệp:
- Công cụ quản lý và tối ưu quy trình
Những phần mềm quản lý quy trình sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan giúp nhà quản lý dễ dàng nhìn ra những điểm nóng của quy trình, từ đó cải tiến và tối ưu hóa. Chúng là công cụ tốt nhất để doanh nghiệp loại bỏ những chi phí ẩn không đáng có:
- Công cụ quản lý công việc và dự án
Một phần mềm quản lý công việc và dự án sẽ tích hợp đầy đủ các tính năng giúp tối ưu hoá quá trình đo lường hiệu suất và đánh giá nhân viên.
Nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập xem báo cáo tự động một cách chi tiết, trực quan về công việc của thành viên, đồng thời phần mềm sẽ dự báo tiến độ dự án giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Kết luận:
Xây dựng quy trình hay kiểm soát hiệu quả nhân viên không chỉ nhằm mục đích tối ưu chi phí, chúng là nền tảng cơ bản và vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp sau này. Trước khi bước tiếp, hãy nhìn lại để đảm bảo đôi giày của mình đã đủ chắc chắn!
Theo: Base.vn
