1.Phá vỡ chuỗi cấp bậc
Vấn đề thường thấy trong môi trường làm việc nơi công sở chính là vượt cấp. Việc phá vỡ chuỗi cấp bậc là một sự thiếu tôn trọng với cấp trên của mình khi nhân viên không thích công việc bạn giao cho họ, hoặc câu trả lời của bạn không thỏa mãn được họ.
Nhân viên vượt cấp chắc chắn là điều không ai mong muốn, đặc biệt nó ảnh hưởng đến cách nhìn nhận, đánh giá của sếp, lãnh đạo cấp cao đối với cá nhân các quản lý. Vậy giải quyết thế nào để có thể đưa nhân viên đó trở về chuỗi cấp bậc, củng cố vị trí và quyền hạn của bạn với nhân viên như vậy? Hãy tham khảo một số cách sau đây:
- Đưa ra quy định rõ ràng về quy trình làm việc với tất cả nhân viên: là một nhà quản lý bạn sẽ cần phải đưa ra những yêu cầu, quy định rõ ràng về công việc, quy trình thực hiện và trình bày vấn đề mà mình đang gặp phải cho toàn bộ nhân viên dưới quyền của mình. Ngoài những quy chế chung, đối với bộ phận của mình, bạn có thể đặt ra các yêu cầu riêng, hợp lý để quá trình quản lý được hiệu quả.
- Kết nối và tạo cho nhân viên môi trường an toàn để lên tiếng: một trong những lý do khiến nhân viên có hành vi, thái độ vượt cấp chính là mối quan hệ với quản lý không tốt. Thế nhưng, trong công việc, cấp dưới lại chính là những người cộng sự đắc lực, giúp người quản lý có thể hoàn thành được trách nhiệm và đạt mục tiêu chung của tổ chức.
- Bạn cần có sự hỗ trợ của sếp: khi một nhân viên vượt cấp và báo cáo trực tiếp với sếp mà bỏ qua người quản lý là bạn, bạn cần đề xuất hướng xử lý với sếp cho những trường hợp tương tự trong tương lai. Sếp của bạn cần đưa nhân viên quay trở về thứ bậc của mình, bằng cách hướng người nhân viên quay về báo cáo với bạn trước tiên, khi cả hai cùng không giải quyết được vấn đề đó thì mới tới gặp sếp của bạn.
2. Đổ lỗi cho người khác
Khi làm việc, những thiếu sót bất cẩn, làm chậm trễ hay kết quả công việc không như mong muốn là chuyện thường có thể xảy ra ở môi trường nơi công sở. Có người thẳng thắn nhận lỗi và nỗ lực để sửa chữa hậu quả, nhưng những nhân viên cá biệt hay đổ lỗi cho người khác, cho một sự việc nào đó luôn tìm được lý do để chứng minh cho sai lầm của mình.
Hãy nghĩ xem bạn sẽ phản ứng ra sao trước những lời nhận xét tiêu cực của một thất bại hay khiếm khuyết trong công việc. Nhận ra những lời phê bình mang tính xây dựng, nhận thấy nó ít nhiều có ích, là chuyện không dễ với bản thân mỗi một nhân viên. Nhưng lập tức đổ lỗi cho người khác là một điều cấm kỵ. Họ có thể thoát khỏi việc chịu trách nhiệm ở bất kỳ đâu nơi cuộc sống bên ngoài kia, nhưng không thể ở nơi làm việc. Là một người quản lý, bạn cần buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về hành động của họ.
Khi cho rằng nhân viên hay đổ lỗi cho người khác, viện cớ trốn tránh trách nhiệm, đang gây ra những khó khăn hay xáo trộn về nhân sự trong nhóm, bạn cần can thiệp một cách khéo léo. Với mục đích đó, bạn có thể giải quyết theo hướng sau: thay vì để nhân viên phủi bỏ hoàn toàn trách nhiệm, trong khi công việc đó là do họ phụ trách. Hãy hỏi nhân viên của bạn, người tuyên bố bản thân vô tội 100% là “Bạn chắc chắn rằng không có 1/10 của 1% thuộc trách nhiệm của bạn sao?”. Sau đó tiếp tục làm việc với quan điểm về trách nhiệm cá nhân.
3. Thói quen tranh luận, tranh cãi
Tranh luận không phải lúc nào cũng xấu, nhưng nó cần có thời gian và địa điểm phù hợp. Những người có thói quen tranh luận thiếu sự quyết đoán để phân biệt được những lý lẽ nào không thể thắng. Họ muốn thắng trong mọi cuộc tranh cãi nhưng lại thua gần hết. Một cuộc tranh cãi có thể thắng vào những lần khác, nhưng đơn giản là nó sẽ không xảy ra. Một số người không muốn chấp nhận hiện thực này.
Như trường hợp sau đây: Các thành viên nhóm không thống nhất với nhau về quan điểm và cách thức làm việc. Thay vì ngồi lại với nhau tìm cách giải quyết thống nhất thì họ nâng cao quan điểm quá mức và không kiềm chế được bản thân, dẫn đến xảy ra tranh cãi.
Đó là tình huống rất thường gặp trong mọi doanh nghiệp và là trường hợp cần được xử lý khéo léo để vừa giải quyết được tranh cãi vừa đưa ra được ý kiến phù hợp nhất cho công việc.
Trong trường hợp này, thường các nhà quản lý đều sẽ không hài lòng về cách cư xử của nhân viên, nhưng để giữ chân nhân tài mà quản lý, lãnh đạo sẽ phải tìm cách giúp hòa giải mâu thuẫn hợp lý nhất. Nhà quản lý trong lúc này sẽ đóng vai trò là người hòa giải, sau đó coi như mâu thuẫn đó không tồn tại nữa và đặt lợi ích công việc lên hàng đầu.
Cách giải quyết:
- Hãy gặp riêng những nhân viên có tranh chấp để trò chuyện
- Lắng nghe từ nhiều phía để hiểu rõ gốc rễ vấn đề, vì sao lại có mâu thuẫn như vậy?
- Đưa ra lời khuyên mang tính chất xây dựng để các nhân viên thay đổi thái độ một cách chân thành
Sau bước lắng nghe và trò chuyện, bạn phần nào đã giúp nhân viên hiểu ra được họ đang gặp vấn đề gì. Tuy nhiên, bên cạnh sự lắng nghe, phân tích để xử lý, bạn cũng cần có lý chí, sự rắn rỏi trong cách trò chuyện và khuyên giải.
Chiến thắng là sự thắng lợi của một cá nhân, nhưng hòa bình là thắng lợi cho cả hai. Đối với những người có thói quen tranh cãi, chiến thắng quan trọng hơn hòa bình. Do đó, việc đặt giá trị chiến thắng cao hơn giá trị hòa bình sẽ phá hủy các mối quan hệ. Đây là lý do tại sao những người có thói quen tranh luận không tiến xa được trong sự nghiệp hoặc cuộc sống. Một người khôn ngoan sẽ biết, đôi khi sự thỏa hiệp có thể có lợi hơn là dốc toàn lực để chiến thắng.
Thiết lập một nền văn hóa cởi mở đồng nghĩa với giải quyết các vấn đề về quan hệ trong một môi trường an toàn cũng như tôn trọng nhân phẩm của nhau. Nhân viên được phép không đồng ý, bất đồng ý kiến cũng được, nhưng tranh luận và công kích cá nhân thì không.
