Ra quyết định đơn giản là quá trình đưa ra một lựa chọn. Nhưng sở dĩ nó trở thành một kỹ năng có thể rèn luyện và cần phải rèn luyện là vì việc đưa ra quyết định thường không dễ dàng và có thể đặc biệt phức tạp trong bối cảnh đội nhóm. Theo nghiên cứu của McKinsey, các nhà quản lý điều hành dành một phần thời gian đáng kể của họ, trung bình gần 40%, để đưa ra quyết định. Nhưng quan trọng là, họ cho rằng phần lớn thời gian đó được sử dụng không hiệu quả.

Nếu đưa ra các quyết định nhóm hiệu quả, nghĩa là vừa chính xác vừa kịp thời, đội nhóm sẽ rèn luyện được tư duy nhạy bén hơn, tự tin hơn, kết quả công việc hiệu suất hơn.

Đâu là thách thức khi thực hiện ra quyết định theo nhóm?

Ra quyết định trong tập thể sẽ có tính phức tạp và khó khăn hơn khi các lựa chọn cần được xác định và chấp thuận bởi một cơ số thành viên.

Lúc này, một trong những thách thức phổ biến mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt là: 

  • Các luồng ý kiến khác nhau giữa các bên liên quan.
  • Các thành viên trong team đôi khi xung đột với nhau.
  • Mất rất nhiều thời gian thảo luận nhưng không chốt được vấn đề.

Khi các trường hợp này xảy ra trong thực tế, người quản lý dự án có xu hướng tác động đến các bên liên quan để có được sự đồng thuận, hoặc đôi khi điều này có thể trì hoãn quá trình ra quyết định.

Và đây là 2 mẹo giúp người quản lý nhanh chóng chốt được vấn đề khi ra quyết định nhóm 

Để đạt được sự thống nhất khi gặp trở ngại ra quyết định nhóm này, chuyên gia quản lý dự án Temitope Dabo tại PMI đưa ra 2 gợi ý về cách thức ra quyết định, bao gồm:

Cách 1: Thỏa hiệp bằng cách củng cố và làm mạch lạc mục tiêu cuối cùng của quyết định này cho các bên tham gia vào quá trình đưa ra quyết định. Ví dụ như một số bên liên quan vừa quan tâm đến hiệu suất vừa quan tâm đến hiệu quả tiếp cận khách hàng của chiến lược tiếp thị, cách làm ở đây khi cân nhắc ra quyết định là cần cân bằng được cả hai tiêu chí để đạt được sự thống nhất.

Cách 2: Sử dụng kỹ thuật ra quyết định nhóm để lựa chọn được một phương án trong số nhiều phương án đang có sẵn. Đội nhóm có thể áp dụng mô hình ra quyết định Vroom-Yetton-Jago để chọn ra hình thức quyết định trong nhóm có người quản lý và các thành viên như đã đề cập. Khi đội nhóm xuất hiện biểu quyết, người quản lý sẽ phải cân nhắc các trạng thái như là:

  • Sự nhất trí: Tất cả những người ra quyết định phải đồng ý tiến hành một lựa chọn được đề xuất. Tuy nhiên, có thể người quản lý sẽ mất một khoảng thời gian để có được sự đồng tình từ tất cả các bên liên quan.
  • Đa số: Khi hơn 50% người ra quyết định đồng ý thực hiện một lựa chọn cụ thể, một quyết định được đưa ra theo số đông này. Đây chưa phải là cách biểu quyết tối ưu nhất vì thường phần trăm biểu quyết sẽ sát sao giữa các bên và gần như khó có sự thống nhất tích cực.
  • Đa số tuyệt đối: Là cách biểu quyết tối ưu nhất để lựa chọn ra 1 quyết định thuyết phục khi phần trăm biểu quyết của một lựa chọn cao hơn tất cả các lựa chọn còn lại.
  • Chế độ độc tài: Một quyết định được đưa ra khi một cá nhân đại diện đưa ra quyết định cho đội nhóm.

2 cách ra quyết định nhóm trên giúp cho quy trình vận hành doanh nghiệp của bạn trở nên suôn sẻ hơn, không có tắc nghẽn và lãng phí thời gian khi phải chờ đợi quyết định hoặc tệ hơn là ra một quyết định sai lầm.

Kết

Việc ra quyết định trong nhóm là một thách thức nhưng cũng là cơ hội để tăng cường sự gắn kết và hiệu quả làm việc. Bằng cách áp dụng các phương pháp như thỏa hiệp và mô hình Vroom-Yetton-Jago, nhà quản lý có thể hướng dẫn đội ngũ đạt được những quyết định chính xác và kịp thời. Quá trình này không chỉ phát triển tư duy nhạy bén và sự tự tin của các thành viên, mà còn cải thiện hiệu suất công việc. Nhờ đó, quyết định nhóm hiệu quả sẽ nâng cao chất lượng tương tác và hợp tác trong toàn đội.

*Bài viết gốc: 4 mô hình ra quyết định hiệu quả và cách ra quyết định theo nhóm