Một trong những quá trình chuyển đổi khó khăn nhất đối với các leader là chuyển từ “thực thi trực tiếp” sang “quản lý”. Phần lớn mọi người thường ở trong trạng thái “ngập lụt công việc”, nhưng lại mang hàng loạt nỗi sợ mất kiểm soát nếu san sẻ công việc cho các team member khác:

  • Sợ team member làm không đạt kết quả.
  • Sợ mất nhiều thời gian bàn giao ý tưởng, công việc.
  • Sợ không có thời gian đào tạo.
  • Sợ giao việc không đúng người.

Thực ra những nỗi sợ trên có thể được giải quyết bằng việc thực hiện ủy quyền, giao việc đúng người và đúng việc. Điều này giúp leader trở nên thiết yếu hơn, nhưng không cần tham gia trên từng hoạt động của đội ngũ.

Leader uỷ quyền và giao việc đúng người, đúng việc bằng cách nào?

Nỗi sợ giao việc sai người, sai việc của leader thường bắt nguồn từ mong muốn cầu toàn và hiệu quả công việc ngay tức thì. Nhưng đây là một nghịch lý. Và bạn cần chấp nhận mức độ kém hiệu quả và thất bại trong thời gian ngắn để team có thể làm việc và phát triển lâu dài.

Đương nhiên, mức độ kém hiệu quả này ở trong ngưỡng cho phép, và không dẫn đến các ảnh hưởng nghiêm trọng.

Ma trận quyết định của tác giả Ranadive dưới đây sẽ giúp leader cân nhắc việc ủy quyền dựa trên hai yếu tố chính:

  • Một là tầm quan trọng và tính khẩn cấp của công việc, có thể đánh giá qua ma trận Eisenhower để xác định mức độ chấp nhận sai lầm và thời gian đào tạo cần thiết.
  • Hai là tính sẵn sàng của cá nhân, bao gồm kỹ năng, chuyên môn và thái độ, động lực để hoàn thành công việc.

Điều này giúp leader ra quyết định thông minh khi giao việc, dung hòa giữa nhu cầu hiện tại và việc phát triển lâu dài của đội ngũ.

Ma trận giúp bạn xác định 4 mức độ uỷ quyền, giao việc như sau:

  1. Mức độ 1 – Tầm quan trọng và tính khẩn cấp của công việc thấp, Tính sẵn sàng cá nhân cao: Đây là thời điểm tốt nhất để bạn ủy quyền và có thể không cần hỗ trợ hoặc theo dõi quá nhiều. Ví dụ: Giao việc khảo sát danh sách sự kiện quốc gia để chuẩn bị cho chiến dịch truyền thông năm sau của team cho một member junior hoặc senior. Thành viên sắp đảm nhiệm công việc đã có kinh nghiệm 3 năm trong lĩnh vực event, do vậy đây là một việc nằm trong khả năng xử lý của nhân viên này để có một kết quả tốt.
  2. Mức độ 2 – Tầm quan trọng và tính khẩn cấp của công việc thấp, Tính sẵn sàng của cá nhân thấp: Đây cũng là một trường hợp bạn nên ủy quyền công việc, nhưng có sự hỗ trợ ở mức độ vừa phải. Ví dụ: Giao việc kiểm kê hồ sơ cho một bạn fresher. Có thể thấy, mức độ quan trọng của công việc này đủ thấp để cho phép bạn có thể giao việc cho một thành viên fresher và có thể chấp nhận những sai lầm nếu có và cải thiện theo thời gian.
  3. Mức độ 3 – Tầm quan trọng và tính khẩn cấp của công việc cao, Tính sẵn sàng cá nhân cao: Đây là thời điểm bạn cần ủy quyền, nhưng cần theo dõi và hỗ trợ, không được phó thác. Ví dụ: Giao việc xử lý khiếu nại khách hàng VIP cho thành viên có kinh nghiệm và thái độ cầu thị và theo sát kết quả trong quá trình triển khai.
  4. Mức độ 4 – Tầm quan trọng và tính khẩn cấp của công việc cao, Tính sẵn sàng của cá nhân thấp: Các công việc thuộc nhóm này có tính quyết định đặt cược (big-bet decisions), hoặc có tính quyết định quyết định xuyên suốt (cross-cutting decisions) với dự án của bạn. Ở mức độ này, bạn không nên giao cho bất kỳ ai mà hãy tự đảm nhiệm. Ví dụ: Xử lý sự cố rò rỉ dữ liệu khách hàng hợp tác. Rõ ràng, kế hoạch phục hồi sự cố rò rỉ dữ liệu khách hàng là một hoạt động mang tính sống còn đối với uy tín của doanh nghiệp, những hoạt động như thế này cần được đảm bảo bởi chính chuyên môn, khả năng giải quyết vấn đề và ứng biến của bạn.

Cùng với ma trận trên, bạn có thể kết hợp sử dụng sử dụng một phần mềm quản lý công việc để nâng cao hiệu quả cho quá trình giao việc. Công cụ này không chỉ giúp các leader phân loại và ưu tiên công việc một cách hiệu quả mà còn theo dõi sự tiến bộ và sẵn sàng của từng cá nhân. Đồng thời, việc áp dụng công nghệ này còn giúp cải thiện quy trình vận hành doanh nghiệp, đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được giao phó không chỉ đạt hiệu quả tối ưu mà còn phù hợp với khả năng của từng thành viên.

Kết

Giao việc và ủy quyền là nghệ thuật phát triển đội ngũ thông qua sự tin tưởng và nắm bắt thời điểm và phương thức giao việc phù hợp. Nếu thực hiện tốt, leader sẽ nâng cao được hiệu suất, năng suất và năng lực lãnh đạo của bản thân. Đồng thời trao cơ hội học hỏi và phát triển cá nhân cho đội ngũ. Sự phát triển toàn diện này là nền tảng vững chắc cho một tổ chức mạnh mẽ trước mọi biến động của thị trường và kinh doanh.

*Bài viết gốc: Giao việc và uỷ quyền đúng người, đúng việc, đúng phương pháp