Mình là kiểu người không thích bận bịu nhưng lại ôm đồm đủ thứ. Lúc nào cũng muốn mọi thứ “chạy mượt”, làm việc teamwork không lỗi, nhưng thú thật là có thời điểm, mình rối tung chỉ vì… không có quy trình rõ ràng, không giao việc rõ chữ nào, lịch thì nhảy loạn xạ. Cho đến khi mình quyết định: thử “huấn luyện” ChatGPT như trợ lý riêng, để nó làm thay mình 80% mấy việc lặp đi lặp lại mỗi ngày. Nghe tưởng như đùa, nhưng hiệu quả thì đổi đời thật sự.
Dưới đây là 7 Prompt mình dùng hằng ngày, giúp mình sống sót qua project, quản lý được cả team và vẫn giữ được năng lượng để... đi cà phê chiều hehe ^^
1. Người soạn tin nhắn giao việc giúp bạn lịch sự nhưng không lòng vòng
Mình từng mất gần 20 phút chỉ để nghĩ xem nên nhắn cho bạn cộng tác viên thế nào để “vừa đủ ý mà không bị soi là sếp khó chịu”.
Prompt này giúp mình giải quyết triệt để. Chỉ cần nhập nội dung công việc, tên người nhận, deadline, và mục tiêu, ChatGPT sẽ biến tất cả thành một đoạn tin nhắn cực kỳ mạch lạc, nhẹ nhàng nhưng rõ ràng.
Nhờ vậy, người nhận hiểu rõ họ cần làm gì, đến khi nào, và kết quả phải ra sao. Không còn cảnh nhắn rồi người ta hỏi lại “Ủa, chị muốn em làm cái gì ạ?” nữa.
2. Người chuyển quy trình lộn xộn của bạn thành SOP ai cũng làm được
Trước đây, mình làm việc kiểu cảm tính – nhớ đâu làm đó. Đến khi giao cho người khác, toàn phải “train tay” từ đầu. Tốn thời gian, chưa kể hiệu suất cực kỳ thấp. Prompt này cho mình một cách viết SOP (Standard Operating Procedure) từng bước – rõ ràng, dễ hiểu, có thể copy dán vào Google Docs hay Notion ngay. Mỗi khi có task mới, mình chỉ cần “paste prompt”, điền nội dung, và có ngay quy trình ai cũng theo được, không lệch nhịp.
3. Người giúp bạn đạt trạng thái Inbox Zero
Mình từng để hơn 500 email chưa đọc. Hãi ha =))! Sau đó, mình đưa hết tiêu đề và người gửi vào một Prompt. ChatGPT phân loại thành các nhóm: khẩn cấp, cần phản hồi, có thể lưu trữ. Không chỉ vậy, nó còn viết sẵn luôn câu trả lời ngắn gọn, đúng tone – phù hợp từng đối tượng. Nhờ vậy, mình trả lời email trong 20 phút thay vì cả tiếng như trước. Đặc biệt hiệu quả nếu bạn làm sales, HR hay quản lý dự án – nơi email là “vũ khí sống còn”.
4. Người tóm tắt cuộc họp cực ngắn gọn nhưng đủ ý
Mình thường ghi chép loạn xạ trong các cuộc họp. Sau họp, rất dễ bỏ sót việc ai làm gì, deadline ra sao. Với Prompt này, mình chỉ cần paste hết ghi chú vào – kể cả mớ note loằng ngoằng. ChatGPT sẽ biến nó thành bản tóm tắt gồm: quyết định chính, việc cần làm, ai phụ trách và thời hạn cụ thể. Quản lý team qua Notion cực kỳ dễ thở từ khi có phần này.
5. Người tối ưu lại lịch trình mỗi tuần để bạn không bị “quá tải ảo”
Mỗi sáng mở lịch Google Calendar mà thấy kín mít là mình mất mood làm việc luôn. Mình dùng Prompt này để ChatGPT xem lại toàn bộ lịch tuần: chỗ nào trùng lịch, chỗ nào có thể dời, cuộc họp nào nên cắt bớt. Nó còn ưu tiên cả thời gian “deep work” – làm việc tập trung, không bị phân tán. Kết quả là tuần của mình nhẹ hơn, đầu óc rõ ràng hơn và có thời gian làm việc sáng tạo thay vì cứ bị lịch dí.
6. Người nhắc follow-up khách hàng siêu khéo
Viết tin nhắn follow-up khách hàng sao cho không bị “spam”, không đẩy người ta xa – thực ra rất khó. Mình dùng Prompt này để tạo ra 3–4 phiên bản follow-up khác nhau, tuỳ theo giai đoạn: sau buổi gặp, sau khi gửi báo giá, sau 3 ngày không phản hồi... ChatGPT giữ tone chuyên nghiệp nhưng vẫn tạo cảm giác tự nhiên, nhắc khéo mà không làm khách hàng khó chịu. Nhờ vậy, mình duy trì mối quan hệ tốt, tỷ lệ phản hồi cũng tăng đáng kể.
7. Người phát hiện chỗ nào có thể tự động hóa công việc bằng công cụ như Notion, Zapier, Sheets...
Có nhiều việc lặp đi lặp lại mỗi ngày mà mình không để ý. Gửi mail báo cáo, cập nhật file Excel, lên lịch đăng bài... Prompt này giúp mình phân tích quy trình, phát hiện ra đoạn nào có thể tự động hóa. ChatGPT sẽ đề xuất công cụ phù hợp và hướng dẫn mình từng bước để setup. Nhờ vậy, mình tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, tập trung vào việc sáng tạo thay vì ngồi làm thủ công.
Tóm lại, nếu bạn vẫn đang dùng ChatGPT để viết caption hay hỏi mấy câu linh tinh, thì tiếc thật. Với đúng Prompt, nó biến thành trợ lý ảo chuyên nghiệp thực sự. Từ lúc “giao việc” cho ChatGPT mỗi sáng, mình không còn cảm giác lúc nào cũng trễ, cũng thiếu kiểm soát. Thậm chí còn có thời gian nghĩ xa hơn – về chiến lược, mục tiêu, học thêm kỹ năng mới.
Bạn có thể thử luôn 1–2 Prompt trên với công việc của mình hôm nay. Tin mình đi, sau vài tuần, bạn sẽ thấy: sự khác biệt không nằm ở việc bạn làm bao nhiêu, mà là bạn để AI làm giúp được bao nhiêu.
Nguồn: Công Lê
