Lean Coffee là một phương pháp tổ chức cuộc họp, thảo luận hoặc học tập nhóm một cách linh hoạt và hiệu quả. Trong đó các thành viên tham gia tự định hướng chủ đề, nội dung và thời gian dựa vào mức độ quan tâm. Phương pháp này thường được sử dụng trong các buổi thảo luận nhóm hoặc các buổi chia sẻ kiến thức, giúp các thành viên tập trung vào những chủ đề quan trọng và có sự quan tâm cao.
Lợi ích của Lean Coffee:
· Kết quả tốt hơn: Lean Coffee tập trung vào việc thảo luận và giải quyết những vấn đề mà nhóm quan tâm nhất, từ đó giúp mọi người đưa ra các quyết định sáng suốt và đạt được các kết quả hữu hình, đáp ứng nhu cầu thực tế.
· Văn hoá tốt hơn: Phương pháp này khuyến khích tính minh bạch, tạo môi trường thảo luận cởi mở và tôn trọng lẫn nhau. Mọi người đều có cơ hội lên tiếng và chia sẻ ý kiến, giúp xây dựng một văn hoá làm việc nhóm tích cực và hỗ trợ.
· Giảm áp lực cho các nhà quản lý: Với Lean Coffee, các nhà quản lý không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm đưa ra các giải pháp hoặc câu trả lời cho mọi vấn đề. Thay vào đó, nhóm sẽ cùng nhau đóng góp, giúp nhà quản lý giảm áp lực và tập trung vào việc hỗ trợ thay vì giải quyết mọi việc một mình.
· Các hành viên chủ động phát huy năng lực: Lean Coffee giúp mỗi thành viên trong nhóm cảm thấy có trách nhiệm hơn với các vấn đề chung. Việc đề xuất và chọn chủ đề dựa trên phiếu bầu khuyến khích mọi người chủ động, tự tin phát huy ý tưởng và năng lực của bản thân, tạo ra môi trường làm việc sáng tạo và hiệu quả hơn.
Các bước thực hiện:
1. Chuẩn bị không gian và công cụ: Chuẩn bị một bảng trắng hoặc một không gian để dán giấy ghi chú (Post-it). Chia bảng thành ba cột: "To Discuss" (Để Thảo luận), "In Progress" (Đang Thảo luận), và "Done" (Đã Thảo luận).
2. Đề xuất chủ đề: Mỗi người tham gia viết các chủ đề họ muốn thảo luận lên giấy ghi chú. Những chủ đề này có thể là bất cứ điều gì liên quan đến cuộc họp, vấn đề đang gặp phải hoặc câu hỏi họ muốn tìm hiểu.
3. Bỏ phiếu cho chủ đề: Mỗi người tham gia chọn ra các chủ đề mà họ quan tâm nhất bằng cách bỏ phiếu. Các chủ đề nhận được nhiều phiếu nhất sẽ được thảo luận đầu tiên.
4. Thảo luận: Bắt đầu thảo luận theo thứ tự các chủ đề có nhiều phiếu bầu nhất. Thời gian thảo luận cho mỗi chủ đề thường được giới hạn từ 5 đến 10 phút. Sau mỗi khoảng thời gian, các thành viên quyết định có muốn tiếp tục thảo luận chủ đề đó hay chuyển sang chủ đề tiếp theo.
5. Chuyển các chủ đề đã thảo luận: Sau khi một chủ đề được thảo luận xong hoặc các thành viên quyết định không muốn tiếp tục, chủ đề đó sẽ được chuyển sang cột "Done".
Lean Coffee không chỉ là một phương pháp tổ chức cuộc họp mà còn là công cụ thúc đẩy sự cộng tác, tăng cường sự chủ động và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề trong nhóm.
Nếu bạn muốn kết quả tốt hơn, mọi người làm việc happy hơn thì nhất định cần thử phương pháp này. Bạn sẽ ngạc nhiên với kết quả đấy!
Ps. Hôm qua chúng tôi vừa tổ chức với một nhóm các chuyên gia CNTT đến từ nhiều tổ chức ở New Zealand, ai cũng wow với kết quả.
