Khi mới bắt đầu đi làm kì thực tập đầu tiên, tôi vô cùng bối rối vì có ti tỉ điều muốn hỏi mà không biết bắt đầu từ đâu. Công ty chỉ có vỏn vẹn 4 người mà tôi cảm thấy cực kì cô đơn và xa lạ mặc dù sếp tôi rất tốt bụng. Có nhiều vấn đề về văn hóa và công việc mà tôi nhận ra nhưng không thể nói được cho ai. Như một giọt nước tràn li, sau kì thực tập đó, tôi quyết định bỏ ngành học marketing.
Lần thứ hai thực tập, tôi làm cho một công ty “lớn” hơn, khoảng 50 người. Đó là công việc đầu tiên mà tôi “được” họp hàng tuần với sếp, người đã dạy tôi nhiều điều suốt hai năm cuối đại học. Sau này khi nhìn lại, tôi hiểu rằng buổi họp 1:1 đó là sợi dây kết nối tôi với sếp, khiến tôi vượt qua những bối rối và thắc mắc để tự tin và yêu công việc của mình hơn.
Tại sao cần có buổi họp 1:1?
Câu chuyện phía trên có lẽ đã trả lời phần nào cho câu hỏi này. Ngoài ra, có một diễn giả đã phát biểu trong hội thảo Hopperx1 Seattle 2019 rằng, “Sếp của bạn chịu trách nhiệm về thành công và hạnh phúc của bạn trong công việc.”
Dù không 100% đồng ý với điều đó, câu nói của diễn giả ấy đã khiến tôi suy nghĩ về một số điều có liên quan tới sếp và công việc hiện tại như sau:
- Thành công với mình nghĩa là gì?
- Mình muốn gì trong công việc này?
- Mục tiêu về sự nghiệp của mình là gì?
- Mình giỏi và tệ ở chỗ nào?
- Trong công việc hiện tại, mình đang làm thế nào và điều đó có đúng không?
- Mình có điều gì cần sửa mà mình chưa biết?
Qua hai câu chuyện vừa rồi, tôi cho rằng buổi họp 1:1 là cơ hội để tôi nhận sự giúp đỡ, lời khuyên cho mục tiêu sự nghiệp dài hạn (dành cho bản thân), đồng thời làm tốt hơn công việc hiện tại (dành cho sếp/công ty).
Các chủ đề nói trong buổi họp 1:1
Ba chủ đề quan trọng mà chúng ta thường (nên) đề cập đến trong buổi họp 1:1 này là thăng chức (hoặc tăng lương), xin nhận xét về công việc, và phát triển sự nghiệp dài hạn. Đối với cá nhân tôi thì đề tài số 1 và số 3 là khó để mở lời nhất. Tuy nhiên, tôi đã thu thập được một số tips từ các buổi nói chuyện, hội thảo, và các bài viết trên Medium. Từ đó, tôi đúc kết lại được một số điều như sau.
1. Thăng chức, tăng lương:
Thời điểm chúng ta nên đề cập đến đề tài này là khi bắt đầu chu kì đánh giá thực hiện công việc (in the beginning of the performance cycle). Ví dụ, vào tháng 6-8 hàng năm, công ty tôi sẽ có một đợt đánh giá công việc, khi sếp xét duyệt tiến độ công việc, mức lương và chức vụ của từng nhân viên. Thay vì đề cập đến đề tài này trong tháng 5 hoặc tháng 6, ta nên thẳng thắn nói với sếp ngay từ đầu năm! Bởi khi đó, chúng ta có thời gian để chứng minh năng lực còn sếp thì có thời gian để quan sát và đưa ra đánh giá khách quan. Tôi thấy rằng việc nói ra mục tiêu của mình sớm sẽ đưa cả hai phía vào tư thế chuẩn bị, không bị bất ngờ trong thời điểm (performance review) nhạy cảm.
Vậy ta nên nói thế nào? Thứ nhất, đừng ngại đưa ra mức lương mong muốn! Tuy nhiên, thay vì tự nghĩ ra một mức lương trong mơ, bạn hãy nghiên cứu và chuẩn bị kĩ những con số mình đưa ra. Ví dụ:
- Ở trong công ty của bạn, mức lương trung bình cho từng cấp bậc là gì?
- Với công việc hiện tại của bạn, mức lương trung bình tại thành phố bạn ở là bao nhiêu?
- Mỗi năm, công ty bạn thường cho nhân viên tăng bao nhiêu phần trăm?
- Sếp bạn phân chia số tiền thưởng của team như thế nào?
Sau khi đã chuẩn bị kĩ càng với các con số, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi bước vào cuộc họp này. Bạn có thể mở lời như sau:
“Tôi đã làm việc ở ví trí này được X năm và hoàn thành tốt Y dự án/ chỉ tiêu được giao cho năm vừa qua. Mục tiêu của tôi năm nay là được trở thành … (tên vị trí). Tôi rất muốn biết những điều mình có thể làm để đạt được mục tiêu đó.”
“I have been working in this role for X years and have successfully delivered Y important projects/features/ or other success metric in the past year. My goal this year is to get to the next level. What’s keeping me from getting there? What areas do I need to improve on?“
2. Xin nhận xét (feedback):
Trong buổi gặp mặt hàng tuần, tôi thường dành 15 phút để báo cáo về các công việc tôi đã làm tuần vừa qua và cùng bàn bạc hướng đi tiếp theo. Tôi thấy đó là một cách hiệu quả để lấy nhận xét một cách nhanh chóng, nhưng chưa đủ. Vì vậy, tôi đã xin sếp cứ mỗi 3 tháng sẽ có 1 buổi họp dài 1 tiếng để có thể bàn sâu và kĩ hơn về công việc.
Điều tôi rút ra được từ những cuộc nói chuyện này là ***hãy hỏi cụ thể một cách chân thành về những điều mình muốn xin nhận xét. ***Càng cụ thể, chúng ta càng có được những lời nhận xét chính xác. Vậy thì nói thế nào cho hiệu quả?
- Cả hai bên cần sự an toàn và tin tưởng. Sự chân thành thì luôn luôn dễ dàng lan tỏa. Hãy thành thật muốn nhận feedback từ sếp, dù có thể sẽ có những lời làm bạn buồn. Để có sự tin tưởng, hãy nói rõ mục đích vì sao bạn muốn có lời nhận xét đó. Thậm chí, hãy nói rằng bạn biết là có vấn đề và rất muốn nhận lời góp ý và chỉ dẫn của sếp. Điều này mở đường cho sự tin tưởng và thành thật. Tất nhiên, phản ứng của mình cũng phải chuyên nghiệp và tích cực (don’t take it personal!).
- Mọi thứ cần phải thật dễ dàng: Chuẩn bị agenda, câu hỏi, hoặc vấn đề cần hỏi từ trước buổi họp. Các câu hỏi nên cụ thể. Ví dụ, dự án hiện tại đang có tiến độ và nhận xét thế nào từ stakeholders/clients? Những việc bạn làm có điều gì cần khắc phục? (“I’d like to understand how I can be more effective in my work. What are your thoughts around how I’m driving this project? What could I be doing better?“). Hoặc bạn có thể hỏi dựa trên những lời khuyên/feedback có từ trước đó (đến từ sếp hoặc đồng nghiệp).
- Hành động: họp xong mà không thay đổi được gì thì thật là phí thời gian! Sau khi nhận được feedback, hãy tự vạch ra những bước tiếp theo mình cần làm để tiến bộ hơn (action items). Đừng quên nhắn tin cảm ơn sếp nếu bạn cảm thấy buổi họp đó thật sự có tác động tích cực tới mình nhé!
3. Phát triển mục tiêu dài hạn
Khi viết những dòng này thì tôi cũng chuẩn bị có buổi họp với sếp bàn về mục tiêu dài hạn của mình. Tôi thường nói về mục tiêu này mỗi 6 tháng. Buổi họp này thường khác với những lần nói về mục tiêu ngắn hạn như tăng lương, thăng chức, hay nhận xét công việc ở chỗ tôi phải suy nghĩ nhiều hơn. Để nhờ sự giúp đỡ của người khác, chính tôi phải trả lời được câu hỏi ***mình muốn đi tới đâu trong công việc? Muốn làm những việc gì? Học kĩ năng gì? ***(where you want to be and how you’re getting those experiences/developing those skills). Tôi thường nghĩ trước rất lâu, viết ra thành các gạch đầu dòng. Rồi sau đó, tôi đề nghị với sếp lần đầu tiên như sau: Tôi thấy rằng tôi chưa có dịp nào để thảo luận với sếp về các hướng đi trong công việc hiện tại để phù hợp với mục tiêu dài hạn của tôi. Tôi muốn được lên lịch gặp sếp trong vòng 1 tiếng để có thể bàn về mục tiêu này (“I noticed that we haven’t touched on how the work that I’m doing now fits into my long-term career path. Can we schedule some time for a more in-depth career conversation to discuss my long-term goals?“).
Có một điều trước đây tôi luôn trăn trở, giả sử điều mình muốn làm sau này là bên kinh doanh (business) nhưng hiện tại mình đang làm mảng kĩ thuật (tech), nếu mình nói ra thì nó có lệch hướng với team và sẽ ảnh hưởng tới việc xét duyệt lương/chức vụ của mình không? Sau khi tham vấn mentor và một số bạn đã chuyển việc trong công ty thành công, tôi hiểu được rằng một người sếp tốt thì luôn muốn giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Nếu không, bạn cũng không muốn làm việc dưới một người không quan tâm tới nhân viên của mình. Vài tháng trước, có một đồng nghiệp của tôi chuyển đi vì muốn làm một việc mới. Người sếp hiện tại của tôi có nói rằng rất tiếc vì đã không giúp chị ý làm những đầu việc mà chị ý muốn, chỉ vì chị ý chưa bao giờ nói ra. Bác sếp có bảo tôi rằng, nếu có bất cứ mong muốn gì trong sự nghiệp, hãy nói với bác chứ đừng giữ trong lòng. Nếu team hiện tại không có việc tôi muốn làm, bác sẽ giúp tôi thuyên chuyển trong công ty. Điều đó càng củng cố thêm niềm tin trước đó của tôi.
Các cách buổi họp diễn ra
Hãy hiểu rằng thời gian này là của bạn! Nếu bạn cảm thấy cần thay đổi thì đừng ngại ngần lên tiếng với sếp. Một buổi họp 1:1 có thể có dàn ý từ trước (agenda) hoặc hoàn toàn tự nhiên (freeform). Nó có thể diễn ra trong phòng họp hoặc trong 1 buổi đi dạo. Theo kinh nghiệm cá nhân, tôi thích đi dạo và nói chuyện thoải mái với sếp hơn nhiều. Hồi đi làm thực tập ở công ty startup gần khu SoHo, NYC, tôi rất mong đợi đến buổi họp 1:1 với sếp để được tận hưởng không khí nhộp nhịp, thoáng đãng ngoài trời. Tôi cảm thấy lòng mình mở rộng hơn và khoảng cách giữa hai người được kéo gần lại.
Bạn cũng có thể lên lịch cho những buổi nói chuyện mỗi quý cho những chủ đề nhất định. Ngoài đề tài nêu trên, các bạn du học sinh như tôi có thể còn muốn nói về chuyện giấy tờ (xin work visa, thẻ xanh). Các bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách thức giống ở phần 1 và 3 như tôi đã nêu. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất tôi muốn nhấn mạnh ở đây là bạn cần dùng EQ để áp dụng các tips trên một cách hiệu quả. Tôi tin rằng duy trì một mối quan hệ luôn luôn là một môn nghệ thuật chứ không phải khoa học. Hãy đánh giá nội dung cần hỏi dựa trên văn hóa công ty và góc nhìn quản lý để đưa ra chiến thuật phù hợp. Hiểu rằng sếp hay mentor của bạn cũng có những mục tiêu họ đề ra cho team và bạn. Buổi họp 1:1 là dành cho cả hai bên. Hãy tạo ra một môi trường mà cả hai bên đều cảm thấy thoải mái. Chúc các bạn họp thật hiệu quả!
Cre: Phuong blogs
